Apostila de la Haga este un demers care permite atestarea autenticității formale a anumitor documente publice, pentru a putea fi prezentate în alt stat în care se aplică Convenția de la Haga din 1961. Certifică autenticitatea semnăturii, calitatea în care a acționat semnatarul și, când e cazul, identitatea sigiliului sau ștampilei. Nu certifică conținutul documentului. Trebuie emisă de o autoritate competentă a statului din care provine documentul public.
Nu toate documentele străine au nevoie de apostilă. Există convenții și norme care elimină această cerință în anumite cazuri, iar în interiorul Uniunii Europene unele documente publice sunt scutite în temeiul Regulamentului (UE) 2016/1191. Pentru actele din Republica Moldova, scutirea europeană nu se aplică.
Din tot ce însoțește o traducere autorizată, acesta e pasul care ridică cele mai multe întrebări. Să-l lămurim: ce certifică, când e necesar, de unde se obține și în ce ordine merge cu traducerea.
Ce certifică apostila de la Haga
Apostila simplifică circulația internațională a documentelor publice între statele în care se aplică Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961.
Rolul ei este să certifice autenticitatea semnăturii, calitatea în care a acționat semnatarul și, când e cazul, identitatea sigiliului sau ștampilei de pe document. Apostila nu certifică faptul că conținutul e corect și nu stabilește efectele juridice pe care le va avea documentul în țara de destinație.
Când se aplică, înlocuiește procedura ordinară de supralegalizare diplomatică pentru atestarea autenticității formale a documentului.
Când trebuie să apostilezi un document
Un document public poate avea nevoie de apostilă când a fost emis într-un stat în care se aplică Convenția de la Haga și trebuie prezentat în alt stat în care se aplică de asemenea.
Printre documentele care, în funcție de țară și de procedură, pot necesita apostilă se numără certificatele de naștere, căsătorie sau deces, cazierele judiciare, diplomele și adeverințele academice, actele notariale, anumite acte judiciare și alte documente publice.
Faptul că un stat face parte din Convenția de la Haga nu înseamnă că toate documentele trebuie apostilate mereu. Pot exista alte norme internaționale, europene sau bilaterale care elimină această cerință. De aceea, înainte de a solicita o apostilă, verifică ce cere instituția la care vei prezenta documentul.
Documente scutite de apostilă în interiorul Uniunii Europene
Regulamentul (UE) 2016/1191 facilitează circulația anumitor documente publice între statele membre. Documentele din domeniul lui de aplicare sunt scutite de supralegalizare și apostilă când sunt prezentate în alt stat membru.
Regulamentul cuprinde, printre altele, anumite documente privind nașterea, decesul, numele, căsătoria, divorțul, separarea de drept și anularea căsătoriei, filiația, adopția, domiciliul sau reședința, cetățenia și lipsa cazierului judiciar. Pentru actele românești de acest tip, drumul la Instituția Prefectului nu mai e necesar.
Asta nu înseamnă că orice document emis în UE e scutit. Scutirea trebuie prevăzută de Regulament sau să decurgă din altă normă sau convenție aplicabilă.
Cum și de unde se solicită apostila
Apostila se solicită de la o autoritate competentă a statului din care provine documentul. Fiecare țară stabilește ce autorități o pot emite și care e procedura. În funcție de stat, se poate obține personal, electronic sau prin alte proceduri stabilite de autoritățile sale. În România, de la Instituția Prefectului pentru actele administrative și de stare civilă, de la tribunale pentru cele judiciare și de la camerele notarilor pentru cele notariale.
Apostilarea documentelor spaniole. În Spania, autoritatea competentă depinde de tipul documentului. Există autorități diferite pentru actele judiciare, administrative și notariale. De aceea, înainte de a începe demersul, e recomandabil să consulți informațiile Ministerului Justiției pentru documentul concret. Spania dispune și de proceduri electronice pentru anumite documente și de un Registru Electronic al Apostilelor care permite verificarea autenticității și integrității apostilelor emise electronic.
Apostila electronică, numită și e-Apostille, este versiunea electronică a apostilei. În Spania, Ministerul Justiției oferă servicii electronice pentru solicitare și descărcare, plus instrumente pentru consultarea Registrului Electronic al Apostilelor, verificarea integrității documentului și validarea semnăturii electronice. Procedura disponibilă depinde de tipul documentului de apostilat.
Valabilitatea apostilei
Apostila nu stabilește, prin ea însăși, un nou termen de valabilitate pentru documentul pe care îl însoțește.
E important să deosebești apostila de valabilitatea documentului în sine. Instituția destinatară poate cere, de exemplu, ca un certificat să fi fost emis într-un anumit interval înainte de prezentare. De aceea, înainte de a solicita un certificat, a-l apostila și a-l traduce, verifică dacă procedura stabilește vreo cerință privind data emiterii.
Apostila și traducerea autorizată: care e ordinea
Când un document are nevoie de apostilă și de traducere autorizată, ordinea contează. Dacă originalul trebuie apostilat sau supralegalizat pentru demersul tău, e bine să finalizezi întâi acea procedură și să comanzi apoi traducerea documentului complet. Astfel traducerea autorizată poate include și conținutul apostilei sau al supralegalizărilor care însoțesc documentul.
Document → apostilă sau supralegalizare, când e cazul → traducerea ansamblului.
Dacă documentul e scutit de apostilă sau supralegalizare, traducerea se poate pregăti conform cerințelor procedurii. Am văzut un caz concret în ghidul despre certificatul de naștere.
Întrebări frecvente
Pot apostila în Spania un document străin?
Apostila unui document public străin se obține de la o autoritate competentă a statului din care provine documentul. Procedura concretă depinde de fiecare țară, așa că e bine să consulți instrucțiunile autorităților competente de acolo.
Trebuie legalizată o traducere autorizată făcută în Spania?
Traducerile realizate de traducători-interpreți autorizați recunoscuți de Ministerul Afacerilor Externe, Uniunii Europene și Cooperării sunt oficiale și pe deplin valabile în Spania prin ele însele, fără o legalizare ulterioară de către Serviciul de Legalizări al Ministerului. Dacă originalul are nevoie de apostilă sau supralegalizare, finalizează acel demers înainte de traducere, ca traducerea să poată include și acele elemente.
Ce fac dacă țara mea nu e în Convenția de la Haga?
Dacă Convenția privind apostila nu se aplică și nu există altă normă sau convenție care să elimine necesitatea supralegalizării, documentul poate avea nevoie de supralegalizare pe cale diplomatică. Procedura depinde de țara de origine și de tipul documentului: verifică lanțul de supralegalizare înainte de a începe.
Toate documentele din Uniunea Europeană sunt scutite de apostilă?
Nu. Regulamentul (UE) 2016/1191 elimină apostila pentru anumite documente publice din domeniul lui de aplicare când circulă între state membre. Pentru altele trebuie verificat dacă există altă normă sau convenție care elimină supralegalizarea sau dacă e necesar vreun demers de autentificare.
Există apostila electronică?
Da. Există sisteme de apostilă electronică sau e-Apostille. În Spania, Ministerul Justiției oferă servicii legate de apostila electronică și permite consultarea Registrului Electronic al Apostilelor și verificarea electronică a anumitor date ale apostilelor emise.
Acest ghid are caracter informativ. Cerințele de apostilă, supralegalizare și depunere a documentelor pot varia în funcție de țară, tipul documentului și instituția destinatară.