Апостиль — это процедура, позволяющая удостоверить формальную подлинность определённых официальных документов, чтобы их можно было предъявить в другом государстве, где действует Гаагская конвенция 1961 года. Он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало подписавшее лицо, и, когда это применимо, подлинность печати или штампа. Содержание документа он не удостоверяет. Апостиль должен проставлять компетентный орган государства, из которого происходит документ.
Не всем иностранным документам нужен апостиль. Существуют конвенции и нормы, отменяющие это требование в отдельных случаях, а внутри Европейского союза некоторые официальные документы освобождены от него в силу Регламента (ЕС) 2016/1191. К документам из России, Казахстана, Беларуси и других стран вне ЕС эти европейские льготы не применяются.
Из всего, что сопровождает присяжный перевод, этот шаг вызывает больше всего вопросов. Разберёмся: что он удостоверяет, когда нужен, где его получить и в каком порядке он идёт с переводом.
Что удостоверяет апостиль
Апостиль упрощает международное обращение официальных документов между государствами, в которых действует Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года.
Его задача — удостоверить подлинность подписи, качество, в котором выступало подписавшее лицо, и, когда это применимо, подлинность печати или штампа на документе. Апостиль не удостоверяет правильность содержания и не определяет юридические последствия документа в стране назначения.
Там, где он применяется, он заменяет обычную процедуру дипломатической легализации как способ подтверждения формальной подлинности документа.
Когда документ нужно апостилировать
Официальному документу может понадобиться апостиль, если он выдан в государстве, где действует Гаагская конвенция, и должен быть предъявлен в другом государстве, где она тоже действует, — стандартная ситуация для документов из стран СНГ, направляемых в Испанию.
Среди документов, которым в зависимости от страны и процедуры может понадобиться апостиль: свидетельства о рождении, браке и смерти, справки о несудимости, дипломы и учебные документы, нотариальные документы, отдельные судебные документы и другие официальные документы.
Участие государства в Гаагской конвенции не означает, что все документы всегда нужно апостилировать. Другие международные, европейские или двусторонние нормы могут отменять это требование. Поэтому перед запросом апостиля проверьте, что требует учреждение, в которое вы подаёте документ.
Документы, освобождённые от апостиля внутри Европейского союза
Регламент (ЕС) 2016/1191 облегчает обращение определённых официальных документов между государствами — членами ЕС. Документы, входящие в сферу его действия, освобождены от легализации и апостиля при предъявлении в другом государстве-члене.
Регламент охватывает, среди прочего, отдельные документы о рождении, смерти, имени, браке, разводе, раздельном проживании и аннулировании брака, родстве, усыновлении, месте жительства, гражданстве и отсутствии судимости.
Это не значит, что любой документ, выданный в ЕС, освобождён. Освобождение должно быть предусмотрено Регламентом или вытекать из другой применимой нормы или конвенции. А к документам, выданным вне ЕС, эти льготы не относятся вовсе.
Как и где получить апостиль
Апостиль запрашивается у компетентного органа государства, из которого происходит документ. Каждая страна определяет, какие органы вправе его проставлять и по какой процедуре. В зависимости от государства это может быть личное обращение, электронная подача или иные установленные его органами процедуры. В России, например, органы различаются по типу документа: ЗАГС, органы управления образованием, Минюст, МВД.
Апостилирование испанских документов. В Испании компетентный орган зависит от типа документа. Для судебных, административных и нотариальных документов предусмотрены разные органы. Поэтому перед началом процедуры рекомендуется свериться с информацией Министерства юстиции по конкретному документу. В Испании также действуют электронные процедуры для отдельных документов и Электронный реестр апостилей, позволяющий проверить подлинность и целостность электронно выданных апостилей.
Электронный апостиль, также известный как e-Apostille, — это электронная версия апостиля. В Испании Министерство юстиции предоставляет электронные сервисы для его запроса и скачивания, а также инструменты для обращения к Электронному реестру апостилей, проверки целостности документа и подтверждения электронной подписи. Доступная процедура зависит от типа документа.
Срок действия апостиля
Сам по себе апостиль не устанавливает нового срока действия для документа, который он сопровождает.
Важно различать апостиль и срок действия самого документа. Принимающее учреждение может, например, требовать, чтобы справка была выдана в течение определённого периода до её предъявления. Поэтому перед тем, как запрашивать справку, апостилировать и переводить её, проверьте, устанавливает ли процедура требования к дате выдачи.
Апостиль и присяжный перевод: в каком порядке
Когда документу нужны и апостиль, и присяжный перевод, порядок важен. Если оригинал должен быть апостилирован или легализован для вашей процедуры, лучше сначала завершить этот шаг и только потом заказывать перевод полного документа. Тогда присяжный перевод сможет включить и содержание апостиля или легализаций, сопровождающих документ.
Документ → апостиль или легализация, когда требуется → перевод всего целиком.
Если документ освобождён от апостиля или легализации, перевод можно готовить в соответствии с требованиями процедуры. Конкретный пример мы разобрали в руководстве о свидетельстве о рождении.
Частые вопросы
Можно ли поставить апостиль в Испании на иностранный документ?
Апостиль на иностранный официальный документ получают у компетентного органа государства, из которого происходит документ. Конкретная процедура зависит от страны, поэтому сверьтесь с инструкциями её компетентных органов.
Нужно ли легализовать присяжный перевод, выполненный в Испании?
Переводы присяжных переводчиков, признанных Министерством иностранных дел, Европейского союза и сотрудничества, являются официальными и полностью действительны в Испании сами по себе, без последующей легализации в Службе легализации Министерства. Если оригиналу нужен апостиль или легализация, завершите этот шаг до перевода, чтобы перевод включил и эти элементы.
Что делать, если моя страна не в Гаагской конвенции?
Если Конвенция об апостиле не применяется и нет другой нормы или конвенции, отменяющей легализацию, документу может понадобиться легализация по дипломатической линии. Процедура зависит от страны происхождения и типа документа: проверьте цепочку легализации до начала.
Все ли документы из Европейского союза освобождены от апостиля?
Нет. Регламент (ЕС) 2016/1191 отменяет апостиль для определённых официальных документов в сфере его действия при обращении между государствами-членами. Для остальных нужно проверить, отменяет ли легализацию другая норма или конвенция и не требуется ли какая-либо процедура удостоверения.
Существует ли электронный апостиль?
Да. Существуют системы электронного апостиля, или e-Apostille. В Испании Министерство юстиции предоставляет сервисы, связанные с электронным апостилем, и позволяет обращаться к Электронному реестру апостилей и электронно проверять отдельные данные выданных апостилей.
Это руководство носит информационный характер. Требования к апостилю, легализации и подаче документов могут различаться в зависимости от страны, типа документа и принимающего органа.