In den meisten spanischen Verfahren wird eine beglaubigte Übersetzung der ausländischen Heiratsurkunde verlangt. Das Standesamt braucht sie für die Eintragung einer im Ausland geschlossenen Ehe, die Ausländerbehörde für die Aufenthaltskarte als Familienangehöriger und die Sozialversicherung bei der Witwenrente. Bei der Einbürgerung ist es anders: Das Justizministerium akzeptiert nicht die übersetzte ausländische Urkunde, sondern verlangt eine wörtliche Eheurkunde des spanischen Zivilregisters.
Für deutsche Urkunden gibt es allerdings eine Abkürzung, die viele nicht kennen: die internationale Heiratsurkunde beziehungsweise das mehrsprachige Formular nach EU-Recht. In vielen Fällen entfällt damit die Übersetzung komplett.
Im Folgenden lesen Sie, welche Behörden die Übersetzung verlangen, wann Sie sich die Kosten sparen können und welcher Reihenfolgefehler dazu führt, dass man dieselbe Arbeit zweimal bezahlt.
Was genau ist eine Heiratsurkunde?
Es ist das Dokument, das das Standesamt am Ort der Eheschließung ausstellt und das die Ehe beurkundet. In Deutschland das Standesamt der Gemeinde, in Österreich ebenfalls das Standesamt, in der Schweiz das Zivilstandsamt.
Damit eine spanische Behörde die Urkunde akzeptiert, muss sie zwei voneinander unabhängige Anforderungen erfüllen:
- Echtheitsnachweis durch Apostille oder konsularische Legalisation.
- Sprachliche Verständlichkeit durch eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische.
Das sind zwei getrennte Schritte in einer festen Reihenfolge. Genau dort passieren die meisten Fehler.
Welche Behörden verlangen die beglaubigte Übersetzung?
Das sind die Fälle, die uns in unseren Büros am häufigsten begegnen.
Eintragung einer im Ausland geschlossenen Ehe
Ist einer der Ehepartner Spanier, muss die Ehe im spanischen Zivilregister eingetragen werden, über das Konsulat oder das Registro Civil Central in Madrid.
Spanische Staatsangehörigkeit
Die Ehe mit einer spanischen Staatsangehörigen verkürzt die erforderliche Aufenthaltsdauer auf ein Jahr. Hier ein weit verbreitetes Missverständnis: Das Justizministerium akzeptiert die übersetzte ausländische Urkunde nicht, sondern verlangt eine wörtliche Eheurkunde des spanischen Zivilregisters. Der erste Schritt ist also nicht die Übersetzung, sondern die Eintragung der Ehe in Spanien. Die beglaubigte Übersetzung kommt früher ins Spiel, nämlich bei dieser Eintragung.
Aufenthaltsrecht und Familiennachzug
Für die Aufenthaltskarte als Familienangehöriger eines Unionsbürgers und für den Familiennachzug ist die Heiratsurkunde das zentrale Beweismittel. Die Ausländerbehörde will sie auf Spanisch.
Witwenrente und Sozialleistungen
Die spanische Sozialversicherung verlangt den Nachweis der Ehe. Bei einer ausländischen Urkunde also in Übersetzung.
Scheidung, Erbschaft und Gerichtsverfahren
Jedes Dokument in einer nicht amtlichen Sprache ist mit Übersetzung einzureichen. Artikel 144 der spanischen Zivilprozessordnung lässt allerdings eine private Übersetzung zu; erst wenn die Gegenseite deren Richtigkeit bestreitet, wird eine amtliche Übersetzung angeordnet. Eine beglaubigte Übersetzung ist im Zivilverfahren also nicht von vornherein zwingend, aber üblich und ratsam: Sie verhindert, dass das Verfahren bei einem Einwand ins Stocken gerät. Bei Scheidungen im Ausland geschlossener Ehen, bei Nachlassverfahren und überall dort, wo der Familienstand entscheidend ist, sollte sie von Anfang an beglaubigt vorliegen.
Notariat, Bank und Grundbuch
Beim Immobilienkauf in Spanien der häufigste Auslöser. Der Notar muss Familienstand und Güterstand kennen, und bei einer deutschen Urkunde heißt das: übersetzen lassen.
Wann brauchen Sie keine Übersetzung?
Für deutsche, österreichische und andere EU-Urkunden lohnt sich hier ein genauer Blick, bevor Sie irgendetwas beauftragen.
Mehrsprachiges Formular nach der EU-Verordnung
Seit Februar 2019 gilt die Verordnung (EU) 2016/1191. Sie schafft die Apostille zwischen EU-Mitgliedstaaten für bestimmte öffentliche Urkunden ab, und die Eheschließung gehört ausdrücklich zu den erfassten Sachverhalten. Zudem können Sie beim ausstellenden Standesamt ein mehrsprachiges Formular beantragen.
Wichtig zu verstehen, was dieses Formular ist: eine Übersetzungshilfe ohne eigenständige Rechtswirkung. Grundsätzlich sollte damit keine Übersetzung verlangt werden, die empfangende Behörde darf aber prüfen, ob die enthaltenen Angaben ausreichen, und ausnahmsweise eine zusätzliche Übersetzung anfordern. Die Verordnung sieht das so vor.
Fragen Sie beim Standesamt nach dem mehrsprachigen Formular zur Eheurkunde. Die Verordnung begrenzt, was dafür berechnet werden darf.
Internationale Eheurkunde nach dem CIEC-Übereinkommen
Daneben gibt es die internationale Eheurkunde nach dem Wiener CIEC-Übereinkommen von 1976, die deutsche Standesämter seit Jahrzehnten ausstellen. Sie ist bereits mehrsprachig, Spanisch inbegriffen, und wird in der Regel ohne Übersetzung akzeptiert.
Das letzte Wort hat immer die empfangende Behörde. Manche Register und Konsulate wenden eigene Kriterien an und verlangen trotzdem eine beglaubigte Übersetzung. Fragen Sie nach, bevor Sie darauf verzichten.
Für Urkunden aus der Schweiz gilt das nicht: die Schweiz ist kein EU-Mitglied, sodass Apostille und Übersetzung in der Regel erforderlich bleiben.
Der Fehler, der doppelt kostet: die Reihenfolge
Wir erleben das jede Woche. Jemand bringt eine bereits übersetzte Urkunde und fragt, ob man die Apostille noch obendrauf setzen könne. So funktioniert es nicht.
Die Apostille kommt auf das Original, die Übersetzung erst danach, wenn das Dokument bereits apostilliert ist. Der Grund ist einfach: Die Apostille gehört zum eingereichten Dokument, also muss der beeidigte Übersetzer sie mitübersetzen. Wer zuerst übersetzen lässt und danach apostilliert, hat eine unvollständige Übersetzung, die abgelehnt werden kann.
- Aktuelle Urkunde besorgen Beim Standesamt des Eheschließungsorts. Prüfen Sie vorher, wie aktuell die spanische Behörde die Urkunde verlangt.
- Original apostillieren lassen Nur wenn die Urkunde es überhaupt benötigt. Zuständig ist das Ausstellungsland, nie Spanien. In Deutschland je nach Bundesland der Präsident des Landgerichts oder die Bezirksregierung. Bei EU-Urkunden entfällt dieser Schritt dank der Verordnung 2016/1191.
- Beglaubigte Übersetzung beauftragen Vom vollständigen Dokument, Apostille inbegriffen, durch einen vom spanischen Außenministerium ernannten Übersetzer.
- Beides zusammen einreichen Apostilliertes Original und beglaubigte Übersetzung, bei Standesamt, Ausländerbehörde, Gericht oder der zuständigen Stelle.
Mehr zum Verfahren finden Sie in unserem Leitfaden zur Haager Apostille.
Was wird übersetzt?
Alles. Eine beglaubigte Übersetzung gibt das gesamte Dokument wieder, nicht nur den Haupttext.
| Bestandteil | Übersetzt? | Warum |
|---|---|---|
| Inhalt der Urkunde | Ja | Der eigentliche Beurkundungstext. |
| Apostille oder Legalisation | Ja | Gehört zum eingereichten Dokument. |
| Stempel und Briefköpfe | Ja | Belegen die amtliche Herkunft. |
| Unterschriften und Handschriftliches | Ja | Unleserliches wird als solches gekennzeichnet. |
| Rückseite | Ja, sofern beschriftet | Enthält oft Randvermerke. |
Ein abgeschnittenes Foto oder ein Scan, auf dem der Stempel nicht lesbar ist, bedeutet Nachfragen und Verzögerung. Scannen Sie das Dokument vollständig, flach aufliegend, mit allen vier Rändern und bei gutem Licht. Bei Vermerken auf der Rückseite bitte auch diese Seite.
Wer darf diese Übersetzung anfertigen?
Nur ein vom spanischen Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten, Europäische Union und Zusammenarbeit ernannter beeidigter Übersetzer. Die Ernennung steht in der offiziellen Liste des Ministeriums, und Unterschrift und Stempel machen das Dokument in ganz Spanien gültig, unabhängig von der Provinz.
Wichtig für deutsche Kunden: Eine Übersetzung durch einen in Deutschland öffentlich bestellten und beeidigten Übersetzer ist etwas anderes. Sie kann anerkannt werden, wenn sie vom spanischen Konsulat legalisiert wurde, wird aber häufig zurückgewiesen. In der Praxis ist es schneller und günstiger, die Übersetzung in Spanien anfertigen zu lassen.
Häufige Fragen
Läuft eine beglaubigte Übersetzung ab?
Die Übersetzung selbst nicht. Die Originalurkunde schon: viele Behörden verlangen ein aktuelles Ausstellungsdatum. Verliert die Urkunde ihre Gültigkeit, brauchen Sie eine neue und müssen erneut übersetzen lassen. Klären Sie die Frist deshalb vorab mit der Behörde.
Wird eine in Deutschland beglaubigte Übersetzung in Spanien anerkannt?
Nicht ohne Weiteres. In Spanien gilt die Übersetzung eines vom spanischen Außenministerium ernannten Übersetzers. Deutsche beglaubigte Übersetzungen können akzeptiert werden, wenn sie konsularisch legalisiert sind, aber viele Stellen lehnen sie ab.
Kann ich die beglaubigte Übersetzung digital einreichen?
Ja, sofern die empfangende Stelle das zulässt. Beglaubigte Übersetzungen können mit qualifizierter elektronischer Signatur ausgestellt werden, und immer mehr spanische Behörden akzeptieren sie über ihr Online-Portal. Andere bestehen weiterhin auf Papier mit Stempel und Unterschrift.
Muss die Übersetzung selbst apostilliert werden?
Nein. Die Apostille kommt auf das Original, vor der Übersetzung. Die beglaubigte Übersetzung trägt bereits Unterschrift und Stempel des ernannten Übersetzers, und das verleiht ihr die amtliche Gültigkeit.
Und wenn die Urkunde in einer selteneren Sprache ausgestellt ist?
Sie lässt sich dennoch übersetzen. Ist für diese Sprache kein beeidigter Übersetzer ernannt, kann in bestimmten Fällen eine doppelte beglaubigte Übersetzung über eine Brückensprache erfolgen. Jeder Fall sollte einzeln geprüft werden, je nach Sprache und je nach Behörde, bei der die Urkunde eingereicht wird.
Dieser Leitfaden dient der Information. Die konkreten Anforderungen legt jede Behörde selbst fest und sie können sich ändern. Bestätigen Sie sie daher stets bei der empfangenden Stelle, bevor Sie ein Verfahren einleiten.