În majoritatea procedurilor din Spania se cere traducerea autorizată a certificatului de căsătorie străin. O cer Registrul Civil pentru transcrierea unei căsătorii încheiate în afara Spaniei, Oficiul pentru Străini pentru cartea de membru de familie al unui cetățean al Uniunii și Securitatea Socială pentru pensia de urmaș. La cetățenie lucrurile stau altfel: Ministerul Justiției nu acceptă certificatul străin tradus, ci o certificare literală de căsătorie eliberată de Registrul Civil spaniol.
Pentru actele românești există însă o scurtătură pe care puțini o cunosc: extrasul multilingv eliberat de Starea Civilă. În multe cazuri elimină complet nevoia de traducere.
Mai jos găsești, procedură cu procedură, când este obligatorie, când te poți lipsi de ea și greșeala de ordine care îi face pe mulți să plătească de două ori aceeași muncă.
Ce este exact certificatul de căsătorie?
Este documentul eliberat de Serviciul de Stare Civilă din cadrul primăriei unde a fost încheiată căsătoria. Dacă v-ați căsătorit în România, îl obții de la primăria localității respective; dacă v-ați căsătorit în Republica Moldova, de la oficiul stării civile de acolo.
Pentru ca o instituție spaniolă să îl accepte, documentul trebuie să îndeplinească două condiții separate:
- Să fie autentic în ochii Spaniei, prin apostilă sau supralegalizare consulară.
- Să fie inteligibil, printr-o traducere autorizată în spaniolă.
Sunt două lucruri diferite și se fac într-o ordine precisă. Exact acolo greșesc aproape toți.
Ce proceduri cer traducerea autorizată?
Acestea sunt situațiile pe care le întâlnim cel mai des în birourile noastre.
Transcrierea în Spania a unei căsătorii încheiate în străinătate
Dacă unul dintre soți este cetățean spaniol, căsătoria trebuie înscrisă în Registrul Civil spaniol, prin consulat sau prin Registro Civil Central din Madrid.
Cetățenia spaniolă
Căsătoria cu un cetățean spaniol reduce la un an perioada de rezidență necesară pentru a solicita cetățenia. Aici trebuie lămurită o confuzie frecventă: Ministerul Justiției nu acceptă certificatul străin tradus, ci cere o certificare literală de căsătorie eliberată de Registrul Civil spaniol. Primul pas nu este deci traducerea, ci înscrierea căsătoriei în Spania. Traducerea autorizată intervine mai devreme, la acea înscriere.
Ședere: carte de membru de familie și reîntregirea familiei
Atât pentru cartea de membru de familie al unui cetățean al Uniunii, cât și pentru reîntregirea familiei, certificatul de căsătorie este dovada principală a legăturii, iar Oficiul pentru Străini îl vrea în spaniolă.
Pensia de urmaș
Securitatea Socială spaniolă trebuie să constate legătura de căsătorie. Certificat străin înseamnă certificat tradus.
Divorț, succesiuni și procese
Orice document redactat într-o limbă neoficială trebuie depus însoțit de traducere. Totuși, articolul 144 din codul de procedură civilă spaniol admite ca acea traducere să fie una privată; doar dacă partea adversă îi contestă exactitatea se dispune o traducere oficială. Traducerea autorizată nu este așadar obligatorie din start în orice proces civil, dar rămâne alegerea obișnuită și prudentă: împiedică blocarea dosarului în caz de contestare. La divorțuri ale căsătoriilor încheiate în străinătate, la partaje succesorale și oriunde starea civilă este determinantă, depune-o autorizată de la început.
Notari, bănci și Cartea Funciară
Este cazul cel mai frecvent la cumpărarea unei locuințe în Spania. Notarul trebuie să știe starea civilă și regimul matrimonial, iar cu un act românesc asta înseamnă traducere.
Când nu ai nevoie de traducere?
Aici secțiunea îți poate economisi bani, pentru că România este stat membru al Uniunii Europene.
Extrasul multilingv de la Starea Civilă
Primăriile din România eliberează extrasul multilingv al actului de stare civilă, prevăzut de Convenția de la Viena din 1976. Este redactat în mai multe limbi, inclusiv spaniolă, și de regulă este acceptat ca atare, fără traducere.
Cere-l direct la Serviciul de Stare Civilă al primăriei unde s-a încheiat căsătoria.
Formularul standard multilingv european
Din februarie 2019 se aplică Regulamentul (UE) 2016/1191, care elimină apostila între statele membre pentru anumite documente publice, iar căsătoria se numără expres printre faptele acoperite. Permite de asemenea obținerea unui formular standard multilingv care însoțește actul.
Merită înțeles ce este acel formular: un ajutor la traducere, fără valoare juridică autonomă. În principiu, prezentându-l nu ar trebui să ți se ceară traducere, dar autoritatea destinatară poate aprecia dacă informațiile din el îi sunt suficiente și, în mod excepțional, poate cere o traducere suplimentară. Regulamentul prevede acest lucru și limitează totodată cât se poate percepe pentru formular.
Ultimul cuvânt îl are întotdeauna instituția care primește documentele. Unele registre și consulate aplică criterii proprii și cer oricum traducere autorizată. Înainte să renunți la ea, întreabă la ghișeu.
Atenție: pentru actele din Republica Moldova nimic din toate acestea nu se aplică, pentru că nu este stat membru al Uniunii. Acolo este nevoie de apostilă și de traducere autorizată.
Greșeala care costă dublu: ordinea
O vedem în fiecare săptămână. Vine cineva cu certificatul deja tradus și ne întreabă dacă îi putem „pune apostila deasupra”. Nu funcționează așa.
Apostila se aplică pe documentul original, iar traducerea se face după aceea, când actul este deja apostilat. Motivul este simplu: apostila face parte din documentul depus, deci traducătorul autorizat trebuie să o traducă și pe ea. Dacă traduci întâi și apostilezi apoi, traducerea este incompletă și poate fi respinsă.
- Obține un certificat actualizat De la Starea Civilă a primăriei unde s-a încheiat căsătoria. Verifică întâi ce vechime maximă acceptă instituția spaniolă.
- Apostilează originalul Doar dacă documentul chiar are nevoie. Se ocupă țara care a emis actul, niciodată Spania. În România, Instituția Prefectului pentru actele de stare civilă. Pentru actele din Uniunea Europeană acest pas este eliminat de Regulamentul 2016/1191.
- Comandă traducerea autorizată A documentului complet, apostila inclusă, de la un traducător numit de Ministerul spaniol al Afacerilor Externe.
- Depune-le împreună Originalul apostilat și traducerea autorizată, la Registrul Civil, la Oficiul pentru Străini, la instanță sau la instituția competentă.
Poți vedea procesul în detaliu în ghidul nostru despre apostila de la Haga.
Ce se traduce din certificat?
Tot. O traducere autorizată reproduce documentul integral, nu doar textul principal.
| Element | Se traduce? | De ce contează |
|---|---|---|
| Conținutul certificatului | Da | Este corpul documentului. |
| Apostila sau supralegalizarea | Da | Face parte din documentul depus. |
| Ștampile și antete | Da | Dovedesc originea oficială. |
| Semnături și mențiuni de mână | Da | Se indică atunci când sunt ilizibile. |
| Versoul documentului | Da, dacă are conținut | Conține adesea mențiuni marginale. |
O poză tăiată sau o scanare în care nu se citește ștampila ne obligă să îți cerem documentul din nou și întârzie tot dosarul. Scanează documentul întreg, întins, cu toate cele patru margini vizibile și cu lumină bună. Dacă versoul are mențiuni, scanează și fața aceea.
Cine poate face această traducere?
Doar un traducător-interpret autorizat numit de Ministerul Afacerilor Externe, Uniunii Europene și Cooperării al Spaniei. Numirea apare în lista oficială publicată de minister, iar semnătura și ștampila lui dau valabilitate documentului în toată Spania, indiferent de provincie.
Un detaliu important pentru clienții români: traducerea legalizată la notar în România nu este același lucru. Poate fi acceptată dacă este supralegalizată de consulatul Spaniei, dar de multe ori este respinsă. În practică iese mai repede și mai ieftin dacă traducerea se face în Spania.
Întrebări frecvente
Expiră traducerea autorizată?
Traducerea în sine nu expiră. Certificatul original poate expira: multe instituții cer să fi fost eliberat recent. Dacă certificatul își pierde valabilitatea trebuie să ceri unul nou și să îl traduci din nou, așa că verifică termenul cu instituția înainte să comanzi traducerea.
Este valabilă în Spania o traducere legalizată în România?
Nu automat. În Spania are valoare traducerea făcută de un traducător numit de Ministerul spaniol al Afacerilor Externe. Traducerile legalizate în România pot fi acceptate dacă sunt supralegalizate de consulatul Spaniei, dar multe instituții le refuză.
Pot depune traducerea autorizată în format digital?
Da, atunci când instituția destinatară acceptă acest lucru. Traducerile autorizate pot fi emise cu semnătură electronică recunoscută și tot mai multe administrații spaniole le acceptă online. Altele cer în continuare hârtie cu ștampilă și semnătură olografă.
Trebuie apostilată traducerea autorizată?
Nu. Apostila merge pe original, înainte de traducere. Traducerea autorizată poartă deja semnătura și ștampila traducătorului numit, iar asta îi dă valabilitate oficială.
Dacă certificatul este într-o limbă mai puțin obișnuită?
Se poate traduce oricum. Dacă nu există un traducător autorizat numit pentru acea limbă, în anumite cazuri se poate recurge la o dublă traducere autorizată printr-o limbă intermediară. Fiecare caz trebuie analizat pentru a stabili calea potrivită, în funcție de limbă și de instituția unde urmează să fie depus documentul.
Acest ghid are caracter informativ. Cerințele concrete sunt stabilite de fiecare instituție și se pot schimba, așa că verifică-le întotdeauna cu administrația destinatară înainte de a începe procedura.