Bevor Sie ein ausländisches Dokument in Spanien vorlegen, sollten Sie prüfen, ob es eine Haager Apostille, eine diplomatische Legalisation oder keines von beidem braucht. Das hängt vom Ausstellungsland, von der Art des Dokuments und von den geltenden internationalen Abkommen ab. Wird außerdem eine beglaubigte Übersetzung benötigt, empfiehlt es sich in der Regel, zuerst die Apostille oder Legalisation einzuholen, damit die Übersetzung diese Vermerke mit umfasst.
Die erste Frage: Muss Ihr Dokument legalisiert werden?
Nicht jedes ausländische Dokument muss legalisiert werden. Die Verordnung (EU) 2016/1191 befreit bestimmte öffentliche Urkunden, die zwischen EU-Staaten verwendet werden, von Apostille und Legalisation – etwa Urkunden zu Geburt, Eheschließung, Tod, Wohnsitz oder zum Nichtvorliegen von Vorstrafen, soweit sie in ihren Anwendungsbereich fallen.
Auch internationale Abkommen sehen Befreiungen für bestimmte Dokumente vor, zum Beispiel für die mehrsprachigen Auszüge nach dem Wiener Übereinkommen von 1976. Klären Sie die Anforderungen vor jedem Schritt mit der spanischen Stelle, bei der Sie das Dokument einreichen.
Weg 1: die Haager Apostille
Stammt das Dokument aus einem Staat, in dem das Haager Übereinkommen von 1961 gilt, kann eine Apostille erforderlich sein, sofern keine Befreiung greift.
Die Apostille ersetzt die übliche diplomatische Legalisation und bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls das Siegel. Den Inhalt des Dokuments bestätigt sie nicht.
Ausgestellt wird sie von einer zuständigen Behörde des Staates, aus dem das Dokument stammt; manche Länder ermöglichen den Antrag aus der Ferne oder online. Mehr dazu in unserem Ratgeber Wann brauchen Sie eine Haager Apostille? und auf unserer Seite zur Haager Apostille.
Weg 2: die diplomatische Legalisation
Gilt das Haager Übereinkommen nicht und gibt es keine andere Befreiung, kann eine diplomatische Legalisation nötig sein.
Daran können Behörden des Ausstellungslandes, spanische Botschaften oder Konsulate und je nach Fall Legalisationsstellen in Spanien beteiligt sein.
Die Reihenfolge hängt vom Land und von der Art des Dokuments ab. Lassen Sie sie sich deshalb vorab von den zuständigen Behörden bestätigen.
Nach der Legalisation: die beglaubigte Übersetzung
Apostille bzw. Legalisation und beglaubigte Übersetzung erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Die eine bestätigt bestimmte formale Merkmale des Dokuments, die andere macht seinen Inhalt in einer anderen Sprache amtlich verwendbar.
Sind beide Schritte erforderlich, sollten Sie zuerst apostillieren oder legalisieren lassen und danach übersetzen. So enthält die Übersetzung auch die Stempel und Vermerke, und zusätzliche Wege bleiben Ihnen erspart.
Wenn Sie die spanische Staatsangehörigkeit beantragen, erfahren Sie in diesem Ratgeber, welche Unterlagen übersetzt werden müssen.
Welches Verfahren gilt für Ihr Dokument?
- Handelt es sich um eine öffentliche Urkunde aus der EU? Prüfen Sie, ob sie nach der Verordnung (EU) 2016/1191 oder anderen Vorschriften befreit ist.
- Stammt sie aus einem Vertragsstaat des Haager Übereinkommens? Gibt es keine Befreiung und gilt das Übereinkommen, braucht sie eine Apostille.
- Stammt sie aus einem Land außerhalb des Übereinkommens? Dann kann eine diplomatische Legalisation nötig sein, sofern keine andere Befreiung greift.
- Braucht sie eine Übersetzung? Prüfen Sie die Vorgaben der spanischen Empfangsstelle, bevor Sie sie in Auftrag geben.
Häufige Fragen
Kann ich ein im Ausland ausgestelltes Dokument in Spanien legalisieren lassen?
Das hängt vom Verfahren ab. Die Apostille muss eine zuständige Behörde des Ausstellungsstaates erteilen; in manchen Ländern lässt sie sich aus der Ferne beantragen. An bestimmten diplomatischen Legalisationsverfahren können auch Behörden oder Legalisationsstellen in Spanien beteiligt sein.
Welche Dokumente sind nach der EU-Verordnung befreit?
Die Verordnung (EU) 2016/1191 befreit bestimmte öffentliche Urkunden zwischen EU-Mitgliedstaaten von Apostille und Legalisation, etwa zu Geburt, Eheschließung, Tod, Wohnsitz oder zum Nichtvorliegen von Vorstrafen. Sie gilt nicht automatisch für alle ausländischen Dokumente.
Ersetzt die beglaubigte Übersetzung die Legalisation?
Nein. Es sind zwei verschiedene Verfahren, und je nach Dokument und Vorgang können beide erforderlich sein. Übersetzungen von beeidigten Übersetzern, die das spanische Außenministerium ernannt hat, sind amtlich und müssen für ihre Gültigkeit in Spanien nicht nachträglich von diesem Ministerium legalisiert werden.
Mein Dokument ist schon übersetzt, hat aber keine Apostille. Was nun?
Prüfen Sie zunächst, ob es tatsächlich eine Apostille braucht. Falls ja, muss die Übersetzung eventuell um die Apostille ergänzt werden – das ganze Dokument neu übersetzen zu lassen, ist aber nicht immer nötig.
- Verordnung (EU) 2016/1191 zur Förderung der Freizügigkeit durch Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden (EUR-Lex).
- Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961: Staaten, in denen es gilt (Haager Konferenz für Internationales Privatrecht).
Dieser Ratgeber dient nur der Information. Die Anforderungen können je nach Land, Dokument und Verfahren abweichen. Klären Sie die geltenden Bedingungen immer mit den zuständigen Behörden.