Prima di presentare un documento straniero in Spagna, verifica se serve l’apostille dell’Aia, la legalizzazione diplomatica o se è esente da entrambe. Dipende dal Paese, dal tipo di documento e dalle convenzioni internazionali applicabili. Se serve anche una traduzione giurata, di solito conviene ottenere prima l’apostille o la legalizzazione, così la traduzione la comprende.
Prima domanda: il tuo documento va legalizzato?
Non tutti i documenti stranieri ne hanno bisogno. Il Regolamento (UE) 2016/1191 esenta da apostille e legalizzazione alcuni documenti pubblici che circolano tra Paesi UE, come quelli relativi a nascita, matrimonio, morte, residenza o assenza di precedenti penali, nei limiti del suo ambito di applicazione.
Esistono anche convenzioni internazionali che prevedono esenzioni per alcuni documenti, come gli estratti plurilingue della Convenzione di Vienna del 1976. Prima di avviare qualsiasi pratica, verifica i requisiti con l’ente spagnolo che riceverà il documento.
Via 1: l’apostille dell’Aia
Se il documento proviene da un Paese in cui si applica la Convenzione dell’Aia del 1961, può essere necessaria l’apostille, salvo esenzioni.
L’apostille sostituisce la legalizzazione diplomatica ordinaria e attesta l’autenticità della firma, la qualità del firmatario e, se del caso, il timbro del documento. Non certifica il contenuto.
Deve rilasciarla un’autorità competente del Paese di origine del documento, anche se alcuni Paesi consentono di richiederla a distanza o online. Trovi più dettagli nella guida Quando serve l’apostille dell’Aia e nella nostra pagina sull’apostille dell’Aia.
Via 2: la legalizzazione diplomatica
Se la Convenzione dell’Aia non si applica e non c’è un’altra esenzione, può essere necessaria la legalizzazione diplomatica.
La procedura può coinvolgere le autorità del Paese di origine, le rappresentanze diplomatiche o consolari spagnole e, a seconda dei casi, servizi di legalizzazione in Spagna.
La sequenza dipende dal Paese e dal tipo di documento: conviene farsela confermare dalle autorità competenti prima di iniziare.
Dopo la legalizzazione: la traduzione giurata
L’apostille o la legalizzazione e la traduzione giurata hanno funzioni diverse. La prima attesta alcuni elementi formali del documento; la seconda permette di presentarne ufficialmente il contenuto in un’altra lingua.
Quando servono entrambe, conviene prima apostillare o legalizzare e poi tradurre, così la traduzione include timbri e annotazioni e si evitano passaggi in più.
Se stai preparando la domanda di cittadinanza spagnola, in questa guida spieghiamo quali documenti vanno tradotti.
Come capire quale procedura si applica
- È un documento pubblico dell’UE? Verifica se è esente in base al Regolamento (UE) 2016/1191 o ad altre norme applicabili.
- Proviene da un Paese della Convenzione dell’Aia? Se non c’è un’esenzione e la Convenzione si applica, servirà l’apostille.
- Proviene da un Paese esterno alla Convenzione? Può servire la legalizzazione diplomatica, salvo altre esenzioni.
- Serve una traduzione? Verifica i requisiti dell’ente spagnolo destinatario prima di richiederla.
Domande frequenti
Posso legalizzare in Spagna un documento rilasciato in un altro Paese?
Dipende dalla procedura. L’apostille deve rilasciarla un’autorità competente del Paese di origine, anche se in alcuni Paesi si può richiedere a distanza. In alcune procedure di legalizzazione diplomatica possono intervenire anche autorità o servizi di legalizzazione in Spagna.
Quali documenti sono esenti in base al Regolamento europeo?
Il Regolamento (UE) 2016/1191 esenta da apostille e legalizzazione alcuni documenti pubblici tra Stati membri dell’UE, come quelli relativi a nascita, matrimonio, morte, residenza o assenza di precedenti penali. Non si applica automaticamente a tutti i documenti stranieri.
La traduzione giurata sostituisce la legalizzazione?
No. Sono procedure diverse e, a seconda del documento e della pratica, possono servire entrambe. Le traduzioni dei traduttori-interpreti giurati nominati dal Ministero degli Esteri spagnolo sono ufficiali e non devono essere legalizzate successivamente da quel Ministero per essere valide in Spagna.
Il mio documento è già tradotto ma non ha l’apostille. Cosa faccio?
Verifica prima se serve davvero l’apostille. Se è necessaria, potresti dover completare la traduzione per includerla, ma non sempre bisognerà ritradurre l’intero documento.
- Regolamento (UE) 2016/1191 che promuove la libera circolazione semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici (EUR-Lex).
- Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961: Stati in cui si applica (Conferenza dell’Aia di diritto internazionale privato).
Questa guida ha carattere informativo. I requisiti possono variare a seconda del Paese, del documento e della procedura. Verifica sempre le condizioni applicabili con le autorità competenti.