Avant de présenter un document étranger en Espagne, vérifiez s’il doit porter une apostille de La Haye, faire l’objet d’une légalisation diplomatique, ou s’il est dispensé des deux. Tout dépend du pays, du type de document et des conventions internationales applicables. Si une traduction assermentée est aussi nécessaire, mieux vaut en général obtenir d’abord l’apostille ou la légalisation, pour que la traduction en reprenne les mentions.
Première question : votre document doit-il être légalisé ?
Tous les documents étrangers ne doivent pas l’être. Le règlement (UE) 2016/1191 dispense d’apostille et de légalisation certains documents publics circulant entre pays de l’UE, comme ceux relatifs à la naissance, au mariage, au décès, à la résidence ou à l’absence de casier judiciaire, dans les limites de son champ d’application.
Certaines conventions internationales prévoient aussi des dispenses pour des documents précis, comme les extraits plurilingues de la Convention de Vienne de 1976. Avant toute démarche, vérifiez les exigences auprès de l’organisme espagnol qui recevra le document.
Voie 1 : l’apostille de La Haye
Si le document provient d’un pays où s’applique la Convention de La Haye de 1961, il peut devoir être apostillé, sauf dispense.
L’apostille remplace la légalisation diplomatique ordinaire et atteste l’authenticité de la signature, la qualité du signataire et, le cas échéant, le sceau du document. Elle ne certifie pas son contenu.
Elle doit être délivrée par une autorité compétente du pays d’origine du document, même si certains pays permettent d’en faire la demande à distance ou en ligne. Pour aller plus loin, consultez notre guide Quand faut-il une apostille de La Haye ? et notre page sur l’apostille de La Haye.
Voie 2 : la légalisation diplomatique
Si la Convention de La Haye ne s’applique pas et qu’aucune autre dispense n’existe, une légalisation diplomatique peut être nécessaire.
Cette procédure peut faire intervenir les autorités du pays d’origine, les représentations diplomatiques ou consulaires espagnoles et, selon le cas, des services de légalisation en Espagne.
L’ordre des étapes dépend du pays et du type de document : faites-le confirmer par les autorités compétentes avant de commencer.
Après la légalisation : la traduction assermentée
L’apostille ou la légalisation et la traduction assermentée n’ont pas le même rôle. La première atteste certains éléments formels du document ; la seconde permet d’en présenter officiellement le contenu dans une autre langue.
Lorsque les deux démarches sont nécessaires, mieux vaut apostiller ou légaliser d’abord, puis traduire : la traduction inclut ainsi les cachets et mentions, et vous évitez des démarches supplémentaires.
Si vous préparez une demande de nationalité espagnole, ce guide explique quels documents doivent être traduits.
Comment savoir quelle procédure s’applique
- S’agit-il d’un document public de l’UE ? Vérifiez s’il est dispensé par le règlement (UE) 2016/1191 ou par une autre règle applicable.
- Provient-il d’un pays de la Convention de La Haye ? En l’absence de dispense, et si la Convention s’applique, il faudra une apostille.
- Provient-il d’un pays hors Convention ? Il peut nécessiter une légalisation diplomatique, sauf autre dispense.
- Faut-il le traduire ? Vérifiez les exigences de l’organisme espagnol destinataire avant de commander la traduction.
Questions fréquentes
Puis-je légaliser en Espagne un document délivré dans un autre pays ?
Cela dépend de la procédure. L’apostille doit être délivrée par une autorité compétente du pays d’origine, même si certains pays permettent de la demander à distance. Dans certaines procédures de légalisation diplomatique, des autorités ou services de légalisation en Espagne peuvent aussi intervenir.
Quels documents sont dispensés par le règlement européen ?
Le règlement (UE) 2016/1191 dispense d’apostille et de légalisation certains documents publics entre États membres de l’UE, notamment ceux relatifs à la naissance, au mariage, au décès, à la résidence ou à l’absence de casier judiciaire. Il ne s’applique pas automatiquement à tous les documents étrangers.
La traduction assermentée remplace-t-elle la légalisation ?
Non. Ce sont deux démarches distinctes et, selon le document et la procédure, les deux peuvent être nécessaires. Les traductions réalisées par des traducteurs-interprètes assermentés nommés par le ministère espagnol des Affaires étrangères sont officielles et n’ont pas besoin d’être légalisées ensuite par ce ministère pour être valables en Espagne.
Mon document est déjà traduit mais n’a pas d’apostille. Que faire ?
Vérifiez d’abord s’il a réellement besoin d’une apostille. Si c’est le cas, il faudra peut-être compléter la traduction pour l’y inclure, mais il ne sera pas toujours nécessaire de retraduire tout le document.
- Règlement (UE) 2016/1191 visant à favoriser la libre circulation en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics (EUR-Lex).
- Convention de La Haye du 5 octobre 1961 : États où elle s’applique (Conférence de La Haye de droit international privé).
Ce guide est fourni à titre informatif. Les exigences peuvent varier selon le pays, le document et la procédure. Vérifiez toujours les conditions applicables auprès des autorités compétentes.