Die Haager Apostille ist ein Verfahren, mit dem die formelle Echtheit bestimmter öffentlicher Urkunden bescheinigt wird, damit sie in einem anderen Staat vorgelegt werden können, in dem das Haager Übereinkommen von 1961 gilt. Sie bescheinigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels. Den Inhalt der Urkunde bescheinigt sie nicht. Sie muss von einer zuständigen Behörde des Staates ausgestellt werden, aus dem die Urkunde stammt.
Nicht jede ausländische Urkunde braucht eine Apostille. Es gibt Übereinkommen und Vorschriften, die diese Anforderung in bestimmten Fällen aufheben, und innerhalb der Europäischen Union sind manche öffentlichen Urkunden nach der Verordnung (EU) 2016/1191 von der Apostille befreit.
Von allem, was eine beglaubigte Übersetzung begleitet, wirft dieser Schritt die meisten Fragen auf. Klären wir es: was sie bescheinigt, wann sie nötig ist, wo man sie bekommt und in welcher Reihenfolge sie zur Übersetzung gehört.
Was die Haager Apostille bescheinigt
Die Apostille vereinfacht den internationalen Verkehr öffentlicher Urkunden zwischen den Staaten, in denen das Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 gilt.
Ihre Aufgabe ist es, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft des Unterzeichners und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels zu bescheinigen. Die Apostille bescheinigt nicht, dass der Inhalt der Urkunde richtig ist, und bestimmt nicht, welche Rechtswirkungen sie im Zielland hat.
Wo sie gilt, ersetzt sie das ordentliche Verfahren der diplomatischen Legalisation als Nachweis der formellen Echtheit.
Wann Sie eine Urkunde apostillieren lassen müssen
Eine öffentliche Urkunde kann eine Apostille brauchen, wenn sie in einem Staat ausgestellt wurde, in dem das Haager Übereinkommen gilt, und in einem anderen Staat vorgelegt werden muss, in dem es ebenfalls gilt.
Zu den Urkunden, die je nach Land und Verfahren eine Apostille brauchen können, gehören Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, Führungszeugnisse, Zeugnisse und akademische Bescheinigungen, notarielle Urkunden, bestimmte gerichtliche Dokumente und weitere öffentliche Urkunden.
Dass ein Staat dem Haager Übereinkommen angehört, heißt nicht, dass jede Urkunde immer apostilliert werden muss. Andere internationale, europäische oder bilaterale Vorschriften können die Anforderung aufheben. Prüfen Sie deshalb vor dem Antrag, was die Stelle verlangt, bei der Sie die Urkunde vorlegen.
Von der Apostille befreite Urkunden innerhalb der EU
Die Verordnung (EU) 2016/1191 erleichtert den Verkehr bestimmter öffentlicher Urkunden zwischen den Mitgliedstaaten. Urkunden in ihrem Anwendungsbereich sind von Legalisation und Apostille befreit, wenn sie in einem anderen Mitgliedstaat vorgelegt werden.
Die Verordnung erfasst unter anderem bestimmte Urkunden zu Geburt, Tod, Namen, Eheschließung, Scheidung, Trennung ohne Auflösung des Ehebandes und Ungültigerklärung der Ehe, Abstammung, Adoption, Wohnsitz oder Aufenthalt, Staatsangehörigkeit und Vorstrafenfreiheit. Für deutsche, österreichische und meist auch Schweizer Urkunden dieser Art entfällt damit der Gang zum Landgericht oder zur Bezirksregierung.
Das heißt nicht, dass jede in der EU ausgestellte Urkunde befreit wäre. Die Befreiung muss in der Verordnung vorgesehen sein oder sich aus einer anderen Vorschrift oder einem anderen Übereinkommen ergeben.
Wie und wo Sie die Apostille beantragen
Die Apostille ist bei einer zuständigen Behörde des Staates zu beantragen, aus dem die Urkunde stammt. Jedes Land bestimmt, welche Behörden sie erteilen dürfen und wie das Verfahren abläuft. Je nach Staat kann sie persönlich, elektronisch oder auf anderen von den Behörden festgelegten Wegen beantragt werden. In Deutschland hängt die zuständige Stelle vom Bundesland und von der Urkundenart ab.
Spanische Urkunden apostillieren. In Spanien hängt die zuständige Behörde von der Art der Urkunde ab. Für gerichtliche, Verwaltungs- und notarielle Urkunden gibt es unterschiedliche Stellen. Deshalb empfiehlt es sich, vor dem Antrag die Informationen des Justizministeriums zur konkreten Urkunde zu prüfen. Spanien bietet zudem elektronische Verfahren für bestimmte Urkunden und ein elektronisches Apostillenregister, mit dem Echtheit und Unversehrtheit elektronisch erteilter Apostillen überprüft werden können.
Die elektronische Apostille, auch e-Apostille, ist die elektronische Fassung der Apostille. In Spanien stellt das Justizministerium elektronische Dienste für Antrag und Download bereit sowie Werkzeuge, um das elektronische Apostillenregister einzusehen, die Unversehrtheit des Dokuments zu prüfen und die elektronische Signatur zu validieren. Welches Verfahren verfügbar ist, hängt von der Urkundenart ab.
Gültigkeit der Apostille
Die Apostille legt für sich genommen keine neue Gültigkeitsdauer für die Urkunde fest, die sie begleitet.
Es ist wichtig, die Apostille von der Gültigkeit der Urkunde selbst zu unterscheiden. Die empfangende Stelle kann etwa verlangen, dass eine Bescheinigung innerhalb eines bestimmten Zeitraums vor der Vorlage ausgestellt wurde. Prüfen Sie deshalb, bevor Sie eine Bescheinigung anfordern, apostillieren und übersetzen lassen, ob das Verfahren Anforderungen an das Ausstellungsdatum stellt.
Apostille und beglaubigte Übersetzung: die Reihenfolge
Braucht eine Urkunde sowohl Apostille als auch beglaubigte Übersetzung, kommt es auf die Reihenfolge an. Muss das Original für Ihr Verfahren apostilliert oder legalisiert werden, sollten Sie diesen Schritt zuerst abschließen und danach die Übersetzung der vollständigen Urkunde beauftragen. So kann die beglaubigte Übersetzung auch den Inhalt der Apostille oder der begleitenden Legalisationen umfassen.
Urkunde → Apostille oder Legalisation, sofern nötig → Übersetzung des Ganzen.
Ist die Urkunde von Apostille oder Legalisation befreit, kann die Übersetzung nach den Anforderungen des jeweiligen Verfahrens erstellt werden. Ein konkretes Beispiel haben wir im Leitfaden zur Geburtsurkunde durchgespielt.
Häufige Fragen
Kann ich eine ausländische Urkunde in Spanien apostillieren lassen?
Die Apostille für eine ausländische öffentliche Urkunde ist bei einer zuständigen Behörde des Staates einzuholen, aus dem die Urkunde stammt. Das konkrete Verfahren hängt vom jeweiligen Land ab; halten Sie sich an die Hinweise der dortigen zuständigen Behörden.
Muss eine in Spanien angefertigte beglaubigte Übersetzung legalisiert werden?
Übersetzungen beeidigter Übersetzer und Dolmetscher, die vom spanischen Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten, Europäische Union und Zusammenarbeit anerkannt sind, sind amtlich und in Spanien für sich allein voll gültig, ohne nachträgliche Legalisation durch den Legalisationsdienst des Ministeriums. Braucht die Originalurkunde Apostille oder Legalisation, erledigen Sie das vor der Übersetzung, damit die Übersetzung diese Elemente mit umfasst.
Was, wenn mein Land nicht im Haager Übereinkommen ist?
Gilt das Apostille-Übereinkommen nicht und hebt keine andere Vorschrift oder kein anderes Übereinkommen die Legalisationspflicht auf, kann die Urkunde eine Legalisation auf diplomatischem Weg benötigen. Das Verfahren hängt vom Herkunftsland und von der Urkundenart ab; prüfen Sie die entsprechende Legalisationskette vor Beginn.
Sind alle Urkunden aus der EU von der Apostille befreit?
Nein. Die Verordnung (EU) 2016/1191 hebt die Apostille für bestimmte öffentliche Urkunden in ihrem Anwendungsbereich auf, wenn sie zwischen Mitgliedstaaten zirkulieren. Für andere Urkunden ist zu prüfen, ob eine andere Vorschrift oder ein anderes Übereinkommen die Legalisation aufhebt oder ob ein Beglaubigungsschritt nötig ist.
Gibt es die elektronische Apostille?
Ja. Es gibt Systeme der elektronischen Apostille oder e-Apostille. In Spanien bietet das Justizministerium Dienste rund um die elektronische Apostille an und ermöglicht die Einsicht in das elektronische Apostillenregister sowie die elektronische Überprüfung bestimmter Daten erteilter Apostillen.
Dieser Leitfaden dient der Information. Die Anforderungen an Apostille, Legalisation und Vorlage von Urkunden können je nach Land, Urkundenart und empfangender Stelle variieren.