Wenn Sie in Spanien eine ausländische Geburtsurkunde vorlegen müssen, die in einer anderen Sprache verfasst ist, benötigen Sie möglicherweise eine beglaubigte Übersetzung ins Spanische. Das ist bei Einbürgerung, Ausländerrecht, Eheschließung oder Zivilregister üblich.
Prüfen Sie vorher zwei Dinge: ob Sie eine mehrsprachige Urkunde oder ein mehrsprachiges Formular erhalten können, das die Übersetzung erspart, und ob das Dokument eine Apostille oder Legalisation braucht. In diesem Fall wird zuerst apostilliert oder legalisiert und danach übersetzt.
Gehen wir es der Reihe nach durch, denn bei dieser Urkunde sind die beiden Fragen, die am meisten Geld sparen, genau die, die kaum jemand vor der Beauftragung stellt.
Für welche Verfahren Sie sie brauchen
Die Geburtsurkunde wird in zahlreichen Verfahren verlangt, etwa bei Einbürgerung, im Ausländerrecht, bei der Eheschließung, bei Eintragungen im Zivilregister sowie bei bestimmten Renten- und Erbschaftsangelegenheiten.
Zudem können manche Stellen verlangen, dass die Urkunde aktuell ausgestellt wurde. Prüfen Sie deshalb vor dem Anfordern und Übersetzen die Anforderungen des Verfahrens, für das Sie sie brauchen.
Wann Sie sich die Übersetzung sparen können
Bevor Sie eine beglaubigte Übersetzung beauftragen, prüfen Sie, ob eine dieser Möglichkeiten für Sie infrage kommt:
Mehrsprachige Urkunde nach dem Wiener Übereinkommen von 1976. Die Vertragsstaaten dieses Übereinkommens können internationale beziehungsweise mehrsprachige Geburtsurkunden in mehreren Sprachen ausstellen, Spanisch eingeschlossen. Deutsche Standesämter stellen sie als internationale Geburtsurkunde aus. Diese Urkunden sind von Legalisation oder Apostille befreit und können auch die Übersetzung entbehrlich machen, wenn sie nach dem Übereinkommen verwendet werden.
Mehrsprachiges Standardformular der Europäischen Union. Für bestimmte öffentliche Urkunden, die in einem EU-Staat ausgestellt und in einem anderen vorgelegt werden, darunter Urkunden über die Geburt, kann ein mehrsprachiges Standardformular beantragt werden, das der Originalurkunde beigefügt wird und als Übersetzungshilfe dient.
Hält die Behörde die Angaben in diesem Formular für ausreichend, um die Urkunde zu bearbeiten, wird keine Übersetzung verlangt. Wichtig: Es ist nicht dasselbe wie die zuvor genannte mehrsprachige Urkunde. Das EU-Formular begleitet das Originaldokument und hat keine eigenständige Rechtswirkung.
Zudem sind öffentliche Urkunden im Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2016/1191 von Legalisation oder Apostille befreit, wenn sie zwischen Mitgliedstaaten der Europäischen Union vorgelegt werden.
Die Reihenfolge: erst Apostille, dann Übersetzung
Braucht die Urkunde eine Haager Apostille oder eine Legalisation, muss dieser Schritt vor der Beauftragung der beglaubigten Übersetzung erfolgen.
Der Grund ist einfach: Apostille oder Legalisation werden Teil der Urkunde, die Sie vorlegen, und ihr Inhalt muss ebenfalls in der Übersetzung erscheinen.
Originaldokument → Apostille oder Legalisation → beglaubigte Übersetzung.
Nicht jede ausländische Urkunde braucht eine Apostille oder Legalisation. Das hängt vom Ausstellungsland und von den anwendbaren internationalen Übereinkommen ab. So gibt es etwa verschiedene Übereinkommen, die bestimmte Personenstandsurkunden von der Legalisation befreien.
Was die beglaubigte Übersetzung umfasst
Die beglaubigte Übersetzung muss den vollständigen Inhalt der vorgelegten Urkunde wiedergeben, einschließlich Apostille oder Legalisation, sofern vorhanden, sowie Stempel, Vermerke und weitere relevante Bestandteile.
Bei Geburtsurkunden ist es besonders wichtig, auch die Rückseite zu prüfen, da sie Randvermerke enthalten kann. Trägt sie Inhalt, muss sie dem Übersetzer ebenfalls vorliegen.
Wie Sie das Dokument für die Übersetzung vorbereiten
Für die Übersetzung ist eine vollständige und gut lesbare Kopie der Urkunde unerlässlich.
Scannen Sie das Dokument flach aufliegend, mit allen vier Rändern im Bild, und prüfen Sie auch die Rückseite. Stempel, Vermerke und sonstige Angaben müssen einwandfrei erkennbar sein, damit das Dokument nicht erneut angefordert werden muss und sich die Arbeit verzögert.
Häufige Fragen
Läuft eine Geburtsurkunde ab?
Die Geburtsurkunde hat kein allgemeines Ablaufdatum, die empfangende Stelle kann jedoch eine aktuelle Ausstellung verlangen. Prüfen Sie vor dem Anfordern und Übersetzen, ob Ihr Verfahren Anforderungen an das Ausstellungsdatum stellt.
Meine Urkunde ist mehrsprachig. Brauche ich eine Übersetzung?
Handelt es sich um eine nach dem Wiener Übereinkommen von 1976 gültige mehrsprachige Urkunde, kann sie zwischen den Vertragsstaaten nach dessen Bedingungen ohne Übersetzung verwendet werden. Liegt einer in einem EU-Staat ausgestellten Urkunde das mehrsprachige Standardformular nach der Verordnung (EU) 2016/1191 bei, wird ebenfalls keine Übersetzung verlangt, sofern die Behörde die Angaben im Formular für die Bearbeitung als ausreichend ansieht.
Kann ich die beglaubigte Übersetzung digital einreichen?
Übersetzungen beeidigter Übersetzer und Dolmetscher haben amtlichen Charakter und können bei Gerichten und Behörden eingereicht werden. Das Ministerium sieht für diese Vorgänge auch die elektronische Signatur vor. Wenn Sie elektronisch einreichen, klären Sie vorab die Anforderungen und den Einreichungsweg der empfangenden Stelle.
Muss die Haager Apostille mitübersetzt werden?
Ja. Trägt die Urkunde eine Haager Apostille, gehört sie zur vorgelegten Urkunde und ihr Inhalt muss in der Übersetzung erscheinen. Deshalb gilt, wenn sie nötig ist: erst apostillieren, dann übersetzen.
Dieser Leitfaden dient der Information. Die konkreten Anforderungen können je nach Ausstellungsland, Art des Dokuments und empfangender Stelle variieren und sich im Lauf der Zeit ändern. Bestätigen Sie stets die aktuellen Anforderungen, bevor Sie ein Verfahren einleiten.