Si vous devez présenter en Espagne un acte de naissance étranger rédigé dans une autre langue, il est possible que vous ayez besoin d’une traduction assermentée vers l’espagnol. C’est courant pour les démarches de nationalité, de séjour, de mariage ou d’état civil.
Avant de la commander, vérifiez deux choses : si vous pouvez obtenir un acte ou un formulaire plurilingue qui évite la traduction, et si le document nécessite une apostille ou une légalisation. Dans ce dernier cas, on apostille ou on légalise d’abord, et on traduit ensuite.
Procédons par ordre, car pour ce document les deux questions qui font le plus économiser sont précisément celles que presque personne ne se pose avant de commander.
Pour quelles démarches en aurez-vous besoin
L’acte de naissance est demandé dans de nombreuses procédures : nationalité, séjour, mariage, inscriptions à l’état civil et certaines démarches de pensions ou de successions.
Par ailleurs, certains organismes peuvent exiger que l’acte ait été délivré récemment. C’est pourquoi, avant de le demander et de le faire traduire, il convient de vérifier les exigences de la démarche concernée.
Quand vous pouvez vous passer de traduction
Avant de commander une traduction assermentée, vérifiez si vous pouvez utiliser l’une de ces options :
Acte plurilingue de la Convention de Vienne de 1976. Les pays parties à cette Convention peuvent délivrer des actes de naissance internationaux ou plurilingues en plusieurs langues, dont l’espagnol. En France, c’est l’extrait plurilingue délivré par la mairie. Ces actes sont dispensés de légalisation ou d’apostille et peuvent également éviter la traduction lorsqu’ils sont utilisés conformément à la Convention.
Formulaire type multilingue de l’Union européenne. Pour certains documents publics délivrés dans un pays de l’UE et présentés dans un autre, dont ceux relatifs à la naissance, un formulaire type multilingue peut être demandé : il accompagne l’acte original et sert d’aide à la traduction.
Si l’autorité considère que les informations figurant dans ce formulaire suffisent pour traiter le document, aucune traduction n’est exigée. Attention à ne pas le confondre avec l’acte plurilingue ci-dessus : le formulaire européen accompagne le document original et n’a pas de valeur juridique autonome.
En outre, les documents publics relevant du règlement (UE) 2016/1191 sont dispensés de légalisation ou d’apostille lorsqu’ils sont présentés entre États membres de l’Union européenne.
L’ordre : apostille d’abord, traduction ensuite
Lorsque l’acte nécessite une apostille de La Haye ou une légalisation, cette formalité doit être accomplie avant de commander la traduction assermentée.
La raison est simple : l’apostille ou la légalisation fait désormais partie du document que vous allez présenter, et son contenu doit également figurer dans la traduction.
Document original → apostille ou légalisation → traduction assermentée.
Tous les actes étrangers ne nécessitent pas une apostille ou une légalisation. Cela dépend du pays qui a délivré le document et des conventions internationales applicables. Il existe par exemple différentes conventions qui dispensent de légalisation certains documents d’état civil.
Ce que comprend la traduction assermentée
La traduction assermentée doit refléter le contenu complet du document présenté, y compris l’apostille ou la légalisation le cas échéant, ainsi que les cachets, mentions et autres éléments pertinents.
Pour les actes de naissance, il est particulièrement important de vérifier aussi le verso, car il peut contenir des mentions marginales. S’il comporte du contenu, il doit également être transmis au traducteur.
Comment préparer le document pour sa traduction
Pour réaliser la traduction, il est essentiel de disposer d’une copie complète et lisible de l’acte.
Scannez le document à plat, les quatre bords visibles, et vérifiez aussi le verso. Les cachets, mentions et autres informations doivent être parfaitement visibles afin d’éviter de devoir renvoyer le document et de retarder le travail.
Questions fréquentes
Un acte de naissance a-t-il une durée de validité ?
L’acte de naissance n’a pas de date de péremption générale, mais l’organisme destinataire peut exiger qu’il ait été délivré récemment. Avant de le demander et de le faire traduire, vérifiez si votre démarche impose une exigence quant à sa date de délivrance.
Mon acte est plurilingue : ai-je besoin d’une traduction ?
S’il s’agit d’un acte plurilingue valable au titre de la Convention de Vienne de 1976, il peut être utilisé entre les États parties selon les conditions de la Convention, sans traduction. Si vous avez un document délivré par un pays de l’UE accompagné du formulaire type multilingue du règlement (UE) 2016/1191, aucune traduction n’est exigée non plus lorsque l’autorité estime que les informations du formulaire suffisent pour le traiter.
Puis-je déposer la traduction assermentée au format numérique ?
Les traductions réalisées par des traducteurs-interprètes assermentés ont un caractère officiel et peuvent être présentées devant les organes judiciaires et administratifs. Le ministère prévoit également l’usage de la signature électronique pour ces actes. Si vous déposez par voie électronique, vérifiez au préalable les exigences et le canal de dépôt de l’organisme destinataire.
Faut-il traduire aussi l’apostille de La Haye ?
Oui. Lorsque l’acte porte une apostille de La Haye, celle-ci fait partie du document présenté et son contenu doit figurer dans la traduction. C’est pourquoi, lorsqu’elle est nécessaire, on apostille d’abord et on traduit ensuite.
Ce guide est fourni à titre informatif. Les exigences précises peuvent varier selon le pays de délivrance, le type de document et l’organisme destinataire, et peuvent évoluer avec le temps. Confirmez toujours les exigences à jour avant d’engager la démarche.