A Apostila de Haia é um trâmite que permite comprovar a autenticidade formal de determinados documentos públicos para que possam ser apresentados noutro Estado em que se aplique a Convenção de Haia de 1961. Certifica a autenticidade da assinatura, a qualidade em que agiu quem assinou o documento e, quando aplicável, a identidade do selo ou carimbo. Não certifica o conteúdo do documento. Deve ser emitida por uma autoridade competente do Estado de onde provém o documento público.
Nem todos os documentos estrangeiros precisam de apostila. Há convenções e normas que eliminam este requisito em determinados casos e, dentro da União Europeia, alguns documentos públicos estão isentos ao abrigo do Regulamento (UE) 2016/1191. Para documentos brasileiros ou angolanos, essa isenção europeia não se aplica.
De tudo o que acompanha uma tradução juramentada, é o passo que mais dúvidas levanta. Vamos esclarecê-lo: o que certifica, quando é necessária, onde se pede e por que ordem vai com a tradução.
O que certifica a Apostila de Haia
A apostila simplifica a circulação internacional de documentos públicos entre os Estados em que se aplica a Convenção de Haia de 5 de outubro de 1961.
A sua função é certificar a autenticidade da assinatura, a qualidade em que agiu o signatário e, quando aplicável, a identidade do selo ou carimbo que figura no documento. A apostila não certifica que o conteúdo esteja correto nem determina os efeitos jurídicos do documento no país de destino.
Quando se aplica, substitui o procedimento ordinário de legalização diplomática para comprovar a autenticidade formal do documento.
Quando precisa de apostilar um documento
Um documento público pode precisar de apostila quando foi emitido num Estado em que se aplica a Convenção de Haia e tem de ser apresentado noutro Estado em que também se aplique — a situação habitual dos documentos brasileiros a caminho de Espanha.
Entre os documentos que, consoante o país e o procedimento, podem precisar de apostila encontram-se as certidões de nascimento, casamento ou óbito, as certidões de antecedentes criminais, os diplomas e certificados académicos, os documentos notariais, determinados documentos judiciais e outros documentos públicos.
Pertencer à Convenção de Haia não significa que todos os documentos tenham de ser sempre apostilados. Pode existir outra norma internacional, europeia ou bilateral que suprima este requisito. Por isso, antes de pedir uma apostila, convém verificar o que exige o organismo a que vai apresentar o documento.
Documentos isentos de apostila dentro da União Europeia
O Regulamento (UE) 2016/1191 facilita a circulação de determinados documentos públicos entre os Estados-Membros. Os documentos abrangidos pelo seu âmbito estão isentos de legalização e apostila quando apresentados noutro Estado-Membro.
O Regulamento abrange, entre outras matérias, determinados documentos relativos a nascimento, óbito, nome, casamento, divórcio, separação judicial e anulação do casamento, filiação, adoção, domicílio ou residência, nacionalidade e ausência de registo criminal. Para as certidões portuguesas deste tipo, a Procuradoria-Geral da República não entra, portanto, na equação.
Isto não significa que qualquer documento emitido na UE esteja isento. A isenção tem de estar prevista no Regulamento ou decorrer de outra norma ou convenção aplicável.
Como e onde pedir a apostila
A apostila deve ser pedida a uma autoridade competente do Estado de onde provém o documento. Cada país determina que autoridades a podem emitir e qual é o procedimento. Consoante o Estado, pode tratar-se presencialmente, por meios eletrónicos ou por outros procedimentos estabelecidos pelas suas autoridades. No Brasil, são os cartórios autorizados pelo CNJ; em Portugal, a Procuradoria-Geral da República.
Apostilar documentos espanhóis. Em Espanha, a autoridade competente depende do tipo de documento. Existem autoridades distintas para documentos judiciais, administrativos e notariais. Por isso, antes de iniciar o trâmite, é recomendável consultar a informação do Ministério da Justiça relativa ao documento concreto. Espanha dispõe ainda de procedimentos eletrónicos para determinados documentos e de um Registo Eletrónico de Apostilas que permite verificar a autenticidade e integridade das apostilas emitidas eletronicamente.
A apostila eletrónica, também conhecida como e-Apostille, é a versão eletrónica da apostila. Em Espanha, o Ministério da Justiça dispõe de serviços eletrónicos para a pedir e descarregar, além de ferramentas para consultar o Registo Eletrónico de Apostilas, verificar a integridade do documento e validar a assinatura eletrónica. O procedimento disponível dependerá do tipo de documento a apostilar.
Validade da apostila
A apostila não estabelece, por si só, um novo prazo de validade para o documento que acompanha.
É importante distinguir a apostila da validade do próprio documento. O organismo destinatário pode exigir, por exemplo, que uma certidão tenha sido emitida dentro de um determinado período anterior à apresentação. Por isso, antes de pedir uma certidão, apostilá-la e traduzi-la, convém verificar se o procedimento estabelece algum requisito sobre a data de emissão.
Apostila e tradução juramentada: qual é a ordem
Quando um documento precisa de apostila e de tradução juramentada, a ordem é importante. Se o original tem de ser apostilado ou legalizado para o trâmite em causa, convém completar primeiro esse procedimento e encomendar depois a tradução do documento completo. Assim a tradução juramentada pode incluir também o conteúdo da apostila ou das legalizações que acompanham o documento.
Documento → apostila ou legalização, quando aplicável → tradução do conjunto.
Se o documento está isento de apostila ou legalização, a tradução pode preparar-se conforme os requisitos do procedimento. Vimos um caso concreto no guia da certidão de nascimento.
Perguntas frequentes
Posso apostilar em Espanha um documento estrangeiro?
A apostila de um documento público estrangeiro deve ser obtida junto de uma autoridade competente do Estado de onde provém o documento. O procedimento concreto depende de cada país: consulte as instruções das suas autoridades competentes.
É preciso legalizar uma tradução juramentada feita em Espanha?
As traduções realizadas por tradutores-intérpretes juramentados reconhecidos pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros, União Europeia e Cooperação são oficiais e plenamente válidas em Espanha por si mesmas, sem necessidade de legalização posterior pelo Serviço de Legalizações do Ministério. Se o original precisa de apostila ou legalização, complete esse trâmite antes de traduzir para que a tradução possa incluir também esses elementos.
O que faço se o meu país não estiver na Convenção de Haia?
Se a Convenção da Apostila não se aplicar e não existir outra norma ou convenção que suprima a legalização, o documento pode precisar de legalização por via diplomática — é o caso de Angola. O procedimento depende do país de origem e do tipo de documento: verifique a cadeia de legalização antes de começar.
Todos os documentos da União Europeia estão isentos de apostila?
Não. O Regulamento (UE) 2016/1191 elimina a apostila para determinados documentos públicos abrangidos pelo seu âmbito quando circulam entre Estados-Membros. Para outros, há que verificar se existe outra norma ou convenção que suprima a legalização ou se é necessário algum trâmite de autenticação.
Existe apostila eletrónica?
Sim. Existem sistemas de apostila eletrónica ou e-Apostille. Em Espanha, o Ministério da Justiça dispõe de serviços relacionados com a apostila eletrónica e permite consultar o Registo Eletrónico de Apostilas e verificar eletronicamente determinados dados das apostilas emitidas.
Este guia tem caráter informativo. Os requisitos de apostila, legalização e apresentação de documentos podem variar consoante o país, o tipo de documento e o organismo destinatário.