Апостиль — це процедура, що дозволяє засвідчити формальну справжність певних офіційних документів, аби їх можна було подати в іншій державі, де діє Гаазька конвенція 1961 року. Він засвідчує справжність підпису, якість, у якій виступала особа, що підписала документ, і, коли це застосовно, справжність печатки чи штампа. Зміст документа він не засвідчує. Апостиль має проставляти компетентний орган держави, з якої походить документ.
Не всім іноземним документам потрібен апостиль. Існують конвенції та норми, що скасовують цю вимогу в окремих випадках, а всередині Європейського Союзу деякі офіційні документи звільнені від нього на підставі Регламенту (ЄС) 2016/1191. До українських документів ці європейські пільги не застосовуються.
З усього, що супроводжує присяжний переклад, цей крок викликає найбільше запитань. Розберімося: що він засвідчує, коли потрібен, де його отримати і в якому порядку він іде з перекладом.
Що засвідчує апостиль
Апостиль спрощує міжнародний обіг офіційних документів між державами, в яких діє Гаазька конвенція від 5 жовтня 1961 року.
Його завдання — засвідчити справжність підпису, якість, у якій виступала особа-підписант, і, коли це застосовно, справжність печатки чи штампа на документі. Апостиль не засвідчує правильності змісту і не визначає юридичних наслідків документа в країні призначення.
Там, де він застосовується, він замінює звичайну процедуру дипломатичної легалізації як спосіб підтвердження формальної справжності документа.
Коли документ треба апостилювати
Офіційному документу може знадобитися апостиль, якщо він виданий у державі, де діє Гаазька конвенція, і має бути поданий в іншій державі, де вона теж діє, — стандартна ситуація для українських документів, що прямують до Іспанії.
Серед документів, яким залежно від країни та процедури може знадобитися апостиль: свідоцтва про народження, шлюб і смерть, довідки про несудимість, дипломи та навчальні документи, нотаріальні документи, окремі судові документи та інші офіційні документи.
Участь держави в Гаазькій конвенції не означає, що всі документи завжди треба апостилювати. Інші міжнародні, європейські чи двосторонні норми можуть скасовувати цю вимогу. Тому перед запитом апостиля перевірте, що вимагає установа, до якої ви подаєте документ.
Документи, звільнені від апостиля всередині Європейського Союзу
Регламент (ЄС) 2016/1191 полегшує обіг певних офіційних документів між державами — членами ЄС. Документи, що входять до сфери його дії, звільнені від легалізації та апостиля при поданні в іншій державі-члені.
Регламент охоплює, зокрема, окремі документи про народження, смерть, ім’я, шлюб, розлучення, роздільне проживання та анулювання шлюбу, батьківство, усиновлення, місце проживання, громадянство та відсутність судимості.
Це не означає, що будь-який документ, виданий у ЄС, звільнений. Звільнення має бути передбачене Регламентом або випливати з іншої застосовної норми чи конвенції. А до документів, виданих поза ЄС, зокрема українських, ці пільги не стосуються взагалі.
Як і де отримати апостиль
Апостиль запитують у компетентного органу держави, з якої походить документ. Кожна країна визначає, які органи мають право його проставляти і за якою процедурою. Залежно від держави це може бути особисте звернення, електронне подання або інші встановлені її органами процедури. В Україні органи різняться за типом документа: Міністерство юстиції, Міністерство освіти і науки, Міністерство закордонних справ, і значну частину можна оформити онлайн.
Апостилювання іспанських документів. В Іспанії компетентний орган залежить від типу документа. Для судових, адміністративних і нотаріальних документів передбачені різні органи. Тому перед початком процедури рекомендується звіритися з інформацією Міністерства юстиції щодо конкретного документа. В Іспанії також діють електронні процедури для окремих документів і Електронний реєстр апостилів, що дозволяє перевірити справжність і цілісність електронно виданих апостилів.
Електронний апостиль, також відомий як e-Apostille, — це електронна версія апостиля. В Іспанії Міністерство юстиції надає електронні сервіси для його запиту та завантаження, а також інструменти для звернення до Електронного реєстру апостилів, перевірки цілісності документа та підтвердження електронного підпису. Доступна процедура залежить від типу документа.
Строк дії апостиля
Сам по собі апостиль не встановлює нового строку дії для документа, який він супроводжує.
Важливо розрізняти апостиль і строк дії самого документа. Установа-одержувач може, наприклад, вимагати, щоб довідка була видана протягом певного періоду до її подання. Тому перед тим, як запитувати довідку, апостилювати і перекладати її, перевірте, чи встановлює процедура вимоги до дати видачі.
Апостиль і присяжний переклад: у якому порядку
Коли документу потрібні і апостиль, і присяжний переклад, порядок важливий. Якщо оригінал має бути апостильований або легалізований для вашої процедури, краще спершу завершити цей крок і лише потім замовляти переклад повного документа. Тоді присяжний переклад зможе включити і зміст апостиля чи легалізацій, що супроводжують документ.
Документ → апостиль або легалізація, коли потрібно → переклад усього повністю.
Якщо документ звільнений від апостиля чи легалізації, переклад можна готувати відповідно до вимог процедури. Конкретний приклад ми розібрали в посібнику про свідоцтво про народження.
Часті запитання
Чи можна поставити апостиль в Іспанії на іноземний документ?
Апостиль на іноземний офіційний документ отримують у компетентного органу держави, з якої походить документ. Конкретна процедура залежить від країни, тому звіртеся з інструкціями її компетентних органів.
Чи потрібно легалізувати присяжний переклад, виконаний в Іспанії?
Переклади присяжних перекладачів, визнаних Міністерством закордонних справ, Європейського Союзу та співробітництва, є офіційними і повністю чинними в Іспанії самі по собі, без подальшої легалізації у Службі легалізації Міністерства. Якщо оригіналу потрібен апостиль або легалізація, завершіть цей крок до перекладу, щоб переклад включив і ці елементи.
Що робити, якщо моя країна не в Гаазькій конвенції?
Якщо Конвенція про апостиль не застосовується і немає іншої норми чи конвенції, що скасовує легалізацію, документу може знадобитися легалізація дипломатичною лінією. Процедура залежить від країни походження та типу документа: перевірте ланцюжок легалізації до початку.
Чи всі документи з Європейського Союзу звільнені від апостиля?
Ні. Регламент (ЄС) 2016/1191 скасовує апостиль для певних офіційних документів у сфері його дії при обігу між державами-членами. Для решти треба перевірити, чи скасовує легалізацію інша норма чи конвенція і чи не потрібна якась процедура засвідчення.
Чи існує електронний апостиль?
Так. Існують системи електронного апостиля, або e-Apostille. В Іспанії Міністерство юстиції надає сервіси, пов’язані з електронним апостилем, і дозволяє звертатися до Електронного реєстру апостилів та електронно перевіряти окремі дані виданих апостилів.
Цей посібник має інформаційний характер. Вимоги до апостиля, легалізації та подання документів можуть різнитися залежно від країни, типу документа та установи-одержувача.