Ao apresentar documentação estrangeira em Espanha, alguns erros podem provocar atrasos, pedidos de correção ou despesas desnecessárias. Traduzir antes de verificar se é necessária a Apostila, enviar documentos incompletos, não confirmar a validade das certidões ou encomendar traduções desnecessárias são situações que convém evitar. Conhecer estes oito erros frequentes pode ajudá-lo a preparar melhor a sua documentação.
Erro 1: traduzir antes de apostilar
Quando um documento estrangeiro necessita de Apostila de Haia e de tradução juramentada, geralmente convém apostilá-lo primeiro e traduzi-lo depois.
Assim, a tradução pode incluir também a Apostila, quando for o caso. Se o documento for traduzido antes, poderá ser necessário completar posteriormente a tradução, embora nem sempre seja preciso repetir todo o trabalho.
Antes de a encomendar, verifique se o seu documento necessita de Apostila ou está isento.
Erro 2: confundir a Apostila com a validade da tradução
A Apostila e a tradução juramentada cumprem funções diferentes.
A Apostila atesta determinados elementos formais de um documento público e deve ser emitida por uma autoridade competente do Estado de origem.
Por sua vez, as traduções realizadas por tradutores-intérpretes juramentados nomeados pelo Ministério dos Negócios Estrangeiros espanhol têm caráter oficial e não necessitam de uma legalização posterior por esse Ministério para serem válidas em Espanha.
Erro 3: enviar digitalizações incompletas ou ilegíveis
As fotografias cortadas, os carimbos desfocados ou os versos esquecidos podem dificultar a preparação de uma tradução juramentada.
O tradutor deve refletir fielmente o conteúdo do documento que recebe, incluindo as anotações, os carimbos e outros elementos relevantes.
Para evitar problemas, envie cópias completas e legíveis, com todas as margens visíveis, boa iluminação e o verso sempre que contenha informação.
Erro 4: não verificar a validade das certidões
Determinados procedimentos exigem certidões recentes, sobretudo quando se trata do registo criminal ou de documentos do Registo Civil.
Os prazos de validade podem variar consoante o documento e o organismo destinatário. Pedir uma certidão demasiado cedo pode obrigá-lo a obter outra e, se for o caso, a traduzi-la novamente.
Convém coordenar a emissão do documento, a respetiva Apostila ou legalização e a tradução com a data prevista de apresentação.
Erro 5: encomendar traduções sem verificar as possíveis isenções
Nem todos os documentos estrangeiros necessitam de tradução juramentada.
Determinadas certidões plurilingues emitidas ao abrigo de convenções internacionais podem ser utilizadas sem tradução. Além disso, o Regulamento (UE) 2016/1191 prevê formulários-padrão multilingues que, em determinadas condições, permitem dispensá-la.
Antes de encomendar uma tradução, verifique se o seu documento está abrangido por alguma isenção e que requisitos estabelece o organismo espanhol que o irá receber.
Erro 6: pensar que a tradução juramentada homologa diplomas ou converte notas
A tradução juramentada reproduz fielmente o conteúdo de um documento, mas não homologa diplomas, não convalida estudos nem converte classificações para o sistema espanhol.
A homologação, a equivalência académica, a convalidação e a equivalência de notas médias são procedimentos diferentes, que cabem às autoridades ou instituições competentes, consoante o caso.
É importante distinguir estes procedimentos para preparar corretamente a documentação.
Erro 7: apresentar um documento diferente do solicitado
Por vezes, o problema não está na tradução, mas no documento escolhido.
Por exemplo, apresentar um extrato quando se exige uma certidão literal (de cópia integral), uma versão provisória quando se pede a definitiva ou uma certidão de casamento estrangeira quando o procedimento requer uma certidão do Registo Civil espanhol.
Antes de pedir ou traduzir qualquer documento, verifique os requisitos específicos do organismo destinatário.
Erro 8: deixar a preparação para a última hora
Obter certidões, tratar das legalizações e preparar traduções pode levar tempo.
Os prazos dependem do país, do organismo, do tipo de documento e da língua de tradução.
Para evitar imprevistos, verifique os requisitos com antecedência, organize os procedimentos e deixe uma margem suficiente antes da data-limite de apresentação.
Perguntas frequentes
O que devo verificar antes de encomendar uma tradução juramentada?
Verifique se tem o documento correto, se está completo e legível, se cumpre os requisitos de validade e se tratou da Apostila ou legalização, quando for o caso.
Convém também confirmar junto do organismo destinatário se precisa realmente de tradução juramentada.
Traduzi um documento e depois pediram-me para o apostilar. Perco a tradução?
Não necessariamente. Se o documento necessitar de Apostila, poderá ser necessário completar a tradução para a incluir.
Dependendo do documento e da tradução existente, nem sempre será preciso repetir todo o trabalho.
Que erros podem gerar despesas desnecessárias?
Entre os mais habituais estão traduzir um documento que afinal não é necessário, utilizar uma certidão que já não cumpre os requisitos de validade ou encomendar uma tradução antes de concluir as formalidades necessárias.
Verificar previamente os requisitos pode ajudar a evitar estas despesas.
Como sei se o meu documento está isento de tradução?
Depende do país de origem, do tipo de documento e do procedimento.
Algumas certidões plurilingues e documentos acompanhados de formulários-padrão multilingues europeus podem estar isentos de tradução nas condições previstas pela legislação aplicável.
Consulte os requisitos do organismo espanhol destinatário antes de a encomendar.
- Regulamento (UE) 2016/1191, sobre a circulação de determinados documentos públicos na União Europeia (EUR-Lex).
- Tradução e interpretação juramentada: nomeação de tradutores juramentados e caráter oficial das suas traduções (Ministério dos Negócios Estrangeiros, União Europeia e Cooperação de Espanha, página em inglês).
- Convenção da Haia de 5 de outubro de 1961: Estados em que se aplica (Conferência da Haia de Direito Internacional Privado).
Este guia tem caráter informativo. Os requisitos podem variar consoante o país, o documento e o procedimento. Consulte sempre as indicações das autoridades competentes antes de apresentar a sua documentação.