Quando presenti documenti stranieri in Spagna, alcuni errori possono causare ritardi, richieste di integrazione o spese inutili. Tradurre prima di verificare se serve l’apostille, inviare documenti incompleti, non controllare la validità dei certificati o commissionare traduzioni non necessarie sono situazioni da evitare. Conoscere questi otto errori frequenti può aiutarti a preparare meglio la tua documentazione.
Errore 1: tradurre prima di apostillare
Quando un documento straniero necessita dell’Apostille dell’Aia e di una traduzione giurata, in genere conviene prima apostillarlo e poi tradurlo.
In questo modo la traduzione può includere anche l’apostille, quando previsto. Se si traduce prima, potrebbe essere necessario completare la traduzione in un secondo momento, anche se non sempre bisognerà rifare tutto il lavoro.
Prima di commissionarla, verifica se il tuo documento necessita dell’apostille o ne è esente.
Errore 2: confondere l’apostille con la validità della traduzione
L’apostille e la traduzione giurata svolgono funzioni diverse.
L’apostille attesta determinati elementi formali di un documento pubblico e deve essere rilasciata da un’autorità competente dello Stato da cui il documento proviene.
Dal canto loro, le traduzioni eseguite da traduttori-interpreti giurati nominati dal Ministero degli Affari Esteri spagnolo hanno carattere ufficiale e non necessitano di una successiva legalizzazione da parte di tale Ministero per essere valide in Spagna.
Errore 3: inviare scansioni incomplete o illeggibili
Foto tagliate, timbri sfocati o retri dimenticati possono rendere più difficile la preparazione di una traduzione giurata.
Il traduttore deve riprodurre fedelmente il contenuto del documento che riceve, comprese annotazioni, timbri e altri elementi rilevanti.
Per evitare problemi, invia copie complete e leggibili, con tutti i bordi visibili, una buona illuminazione e il retro quando contiene informazioni.
Errore 4: non controllare la validità dei certificati
Alcune procedure richiedono certificati recenti, soprattutto nel caso del casellario giudiziale o di documenti di stato civile.
I periodi di validità possono variare a seconda del documento e dell’ente destinatario. Richiedere un certificato troppo presto può costringerti a ottenerne un altro e, se del caso, a farlo tradurre di nuovo.
Conviene coordinare il rilascio del documento, la sua apostille o legalizzazione e la traduzione con la data prevista di presentazione.
Errore 5: commissionare traduzioni senza verificare le possibili esenzioni
Non tutti i documenti stranieri necessitano di una traduzione giurata.
Alcuni certificati plurilingue rilasciati in base a convenzioni internazionali possono essere utilizzati senza traduzione. Inoltre, il Regolamento (UE) 2016/1191 prevede moduli standard multilingue che, a determinate condizioni, consentono di farne a meno.
Prima di commissionare una traduzione, verifica se il tuo documento rientra in un’esenzione e quali requisiti stabilisce l’ente spagnolo che lo riceverà.
Errore 6: pensare che la traduzione giurata omologhi i titoli o converta i voti
La traduzione giurata riproduce fedelmente il contenuto di un documento, ma non omologa titoli, non convalida studi e non converte i voti nel sistema spagnolo.
L’omologazione, l’equivalenza accademica, la convalida degli studi e l’equivalenza della media dei voti sono procedure diverse, di competenza delle autorità o delle istituzioni competenti a seconda dei casi.
È importante distinguere queste pratiche per preparare correttamente la documentazione.
Errore 7: presentare un documento diverso da quello richiesto
A volte il problema non è la traduzione, ma il documento scelto.
Ad esempio, presentare un estratto quando è richiesto un certificato integrale (certificación literal), una versione provvisoria quando è richiesta quella definitiva o un certificato di matrimonio straniero quando la procedura richiede un certificato del Registro Civile spagnolo.
Prima di richiedere o tradurre qualsiasi documento, verifica i requisiti specifici dell’ente destinatario.
Errore 8: ridursi all’ultimo momento
Ottenere certificati, effettuare legalizzazioni e preparare traduzioni può richiedere tempo.
I tempi dipendono dal Paese, dall’ente, dal tipo di documento e dalla lingua della traduzione.
Per evitare imprevisti, verifica i requisiti con anticipo, organizza le pratiche e lascia un margine sufficiente prima della scadenza per la presentazione.
Domande frequenti
Cosa devo controllare prima di commissionare una traduzione giurata?
Verifica di avere il documento corretto, che sia completo e leggibile, che rispetti i requisiti di validità e di aver ottenuto l’apostille o la legalizzazione, quando previsto.
Conviene anche confermare con l’ente destinatario se ha davvero bisogno di una traduzione giurata.
Ho fatto tradurre un documento e poi mi hanno chiesto di apostillarlo. Perdo la traduzione?
Non necessariamente. Se il documento necessita dell’apostille, potrebbe essere necessario completare la traduzione per includerla.
A seconda del documento e della traduzione esistente, non sempre sarà necessario rifare tutto il lavoro.
Quali errori possono causare spese inutili?
Tra i più comuni ci sono tradurre un documento che alla fine non serve, usare un certificato che non rispetta più i requisiti di validità o commissionare una traduzione prima di aver completato le formalità necessarie.
Verificare prima i requisiti può aiutarti a evitare queste spese.
Come faccio a sapere se il mio documento è esente da traduzione?
Dipende dal Paese di provenienza, dal tipo di documento e dalla procedura.
Alcuni certificati plurilingue e documenti accompagnati da moduli standard multilingue europei possono essere esenti da traduzione alle condizioni previste dalla normativa applicabile.
Consulta i requisiti dell’ente spagnolo destinatario prima di commissionarla.
- Regolamento (UE) 2016/1191 sulla circolazione di determinati documenti pubblici nell’Unione europea (EUR-Lex).
- Traduzione e interpretariato giurati: nomina dei traduttori giurati e carattere ufficiale delle loro traduzioni (Ministero degli Affari Esteri, dell’Unione Europea e della Cooperazione spagnolo; pagina in inglese).
- Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961: Stati in cui si applica (Conferenza dell’Aia di diritto internazionale privato).
Questa guida ha carattere informativo. I requisiti possono variare a seconda del Paese, del documento e della procedura. Consulta sempre le indicazioni delle autorità competenti prima di presentare la tua documentazione.