Când depui documente străine în Spania, unele greșeli pot duce la întârzieri, solicitări de completare sau cheltuieli inutile. Să traduci înainte de a verifica dacă e nevoie de Apostilă, să trimiți documente incomplete, să nu verifici valabilitatea certificatelor sau să comanzi traduceri inutile sunt situații pe care e bine să le eviți. Cunoașterea acestor opt greșeli frecvente te poate ajuta să îți pregătești mai bine documentele.
Greșeala 1: traducerea înainte de apostilare
Când un document străin are nevoie de Apostila de la Haga și de traducere autorizată, în general este recomandat să îl apostilezi mai întâi și să îl traduci apoi.
Astfel, traducerea poate include și Apostila, atunci când este cazul. Dacă documentul este tradus înainte, poate fi necesară completarea ulterioară a traducerii, deși nu va trebui întotdeauna refăcută toată lucrarea.
Înainte de a o comanda, verifică dacă documentul tău are nevoie de Apostilă sau este scutit.
Greșeala 2: confundarea Apostilei cu validitatea traducerii
Apostila și traducerea autorizată au funcții diferite.
Apostila atestă anumite elemente formale ale unui act public și trebuie eliberată de o autoritate competentă din statul de proveniență.
La rândul lor, traducerile realizate de traducători-interpreți autorizați numiți de Ministerul Afacerilor Externe spaniol au caracter oficial și nu necesită o legalizare ulterioară din partea acestui minister pentru a fi valabile în Spania.
Greșeala 3: trimiterea unor scanări incomplete sau ilizibile
Fotografiile tăiate, ștampilele neclare sau versourile uitate pot îngreuna pregătirea unei traduceri autorizate.
Traducătorul trebuie să redea fidel conținutul documentului pe care îl primește, inclusiv mențiunile, ștampilele și alte elemente relevante.
Pentru a evita problemele, trimite copii complete și lizibile, cu toate marginile vizibile, o iluminare bună și versoul atunci când conține informații.
Greșeala 4: neverificarea valabilității certificatelor
Anumite proceduri cer certificate recente, mai ales în cazul cazierului judiciar sau al documentelor de stare civilă.
Termenele de valabilitate pot varia în funcție de document și de instituția destinatară. Dacă soliciți un certificat prea devreme, s-ar putea să fii nevoit să obții altul și, dacă e cazul, să îl traduci din nou.
Este bine să corelezi eliberarea documentului, Apostila sau legalizarea acestuia și traducerea cu data prevăzută pentru depunere.
Greșeala 5: comandarea traducerilor fără a verifica posibilele scutiri
Nu toate documentele străine au nevoie de traducere autorizată.
Anumite certificate multilingve eliberate în temeiul unor convenții internaționale pot fi folosite fără traducere. În plus, Regulamentul (UE) 2016/1191 prevede formulare standard multilingve care, în anumite condiții, permit renunțarea la aceasta.
Înainte de a comanda o traducere, verifică dacă documentul tău se încadrează în vreo scutire și ce cerințe stabilește instituția spaniolă care îl va primi.
Greșeala 6: să crezi că traducerea autorizată echivalează diplomele sau convertește notele
Traducerea autorizată redă fidel conținutul unui document, dar nu echivalează diplome, nu recunoaște studii și nu convertește notele în sistemul spaniol.
Echivalarea diplomelor, echivalența academică, recunoașterea studiilor și echivalarea mediilor sunt proceduri diferite, care țin de autoritățile sau instituțiile competente, după caz.
Este important să faci distincția între aceste proceduri pentru a-ți pregăti corect documentele.
Greșeala 7: depunerea unui alt document decât cel solicitat
Uneori, problema nu este traducerea, ci documentul ales.
De exemplu, depunerea unui extras atunci când se cere un certificat integral (literal), a unei versiuni provizorii atunci când se solicită cea definitivă sau a unui certificat de căsătorie străin atunci când procedura cere un certificat de la Registrul de Stare Civilă spaniol.
Înainte de a solicita sau de a traduce orice document, verifică cerințele specifice ale instituției destinatare.
Greșeala 8: lăsarea pregătirii pe ultima sută de metri
Obținerea certificatelor, legalizările și pregătirea traducerilor pot necesita timp.
Termenele depind de țară, de instituție, de tipul de document și de limba traducerii.
Pentru a evita surprizele, verifică cerințele din timp, organizează-ți demersurile și lasă o marjă suficientă înainte de termenul-limită de depunere.
Întrebări frecvente
Ce trebuie să verific înainte de a comanda o traducere autorizată?
Verifică dacă ai documentul corect, dacă este complet și lizibil, dacă respectă cerințele de valabilitate și dacă ai obținut Apostila sau legalizarea, atunci când este cazul.
De asemenea, este bine să confirmi cu instituția destinatară dacă are într-adevăr nevoie de traducere autorizată.
Am tradus un document și apoi mi s-a cerut să îl apostilez. Pierd traducerea?
Nu neapărat. Dacă documentul are nevoie de Apostilă, poate fi necesară completarea traducerii pentru a o include.
În funcție de document și de traducerea existentă, nu va fi întotdeauna nevoie să se refacă toată lucrarea.
Ce greșeli pot genera cheltuieli inutile?
Printre cele mai frecvente se numără traducerea unui document care în final nu este necesar, folosirea unui certificat care nu mai îndeplinește cerințele de valabilitate sau comandarea unei traduceri înainte de finalizarea formalităților necesare.
Verificarea prealabilă a cerințelor te poate ajuta să eviți aceste cheltuieli.
Cum știu dacă documentul meu este scutit de traducere?
Depinde de țara de proveniență, de tipul de document și de procedură.
Unele certificate multilingve și documentele însoțite de formulare standard multilingve europene pot fi scutite de traducere în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.
Consultă cerințele instituției spaniole destinatare înainte de a o comanda.
- Regulamentul (UE) 2016/1191, privind circulația anumitor documente oficiale în Uniunea Europeană (EUR-Lex).
- Traducere și interpretare autorizată: numirea traducătorilor autorizați și caracterul oficial al traducerilor acestora (Ministerul Afacerilor Externe, Uniunii Europene și Cooperării din Spania, pagină în engleză).
- Convenția de la Haga din 5 octombrie 1961: statele în care se aplică (Conferința de la Haga de Drept Internațional Privat).
Acest ghid are caracter informativ. Cerințele pot varia în funcție de țară, de document și de procedură. Consultă întotdeauna indicațiile autorităților competente înainte de a-ți depune documentele.