Al presentar documentación extranjera en España, algunos errores pueden provocar retrasos, requerimientos o gastos innecesarios. Traducir antes de comprobar si se necesita Apostilla, enviar documentos incompletos, no revisar la vigencia de los certificados o encargar traducciones innecesarias son situaciones que conviene evitar. Conocer estos ocho errores frecuentes puede ayudarte a preparar mejor tu documentación.
Error 1: traducir antes de apostillar
Cuando un documento extranjero necesita Apostilla de La Haya y traducción jurada, generalmente conviene apostillarlo primero y traducirlo después.
Así, la traducción puede incluir también la Apostilla cuando corresponda. Si se traduce antes, puede ser necesario completar posteriormente la traducción, aunque no siempre habrá que repetir todo el trabajo.
Antes de encargarla, comprueba si tu documento necesita Apostilla o está exento.
Error 2: confundir la Apostilla con la validez de la traducción
La Apostilla y la traducción jurada cumplen funciones diferentes.
La Apostilla acredita determinados elementos formales de un documento público y debe expedirla una autoridad competente del Estado del que procede.
Por su parte, las traducciones realizadas por traductores-intérpretes jurados nombrados por el Ministerio de Asuntos Exteriores español tienen carácter oficial y no necesitan una legalización posterior de dicho Ministerio para ser válidas en España.
Error 3: enviar escaneos incompletos o ilegibles
Las fotografías cortadas, los sellos borrosos o los reversos olvidados pueden dificultar la preparación de una traducción jurada.
El traductor debe reflejar fielmente el contenido del documento que recibe, incluidas las anotaciones, los sellos y otros elementos relevantes.
Para evitar incidencias, envía copias completas y legibles, con todos los bordes visibles, buena iluminación y el reverso cuando contenga información.
Error 4: no comprobar la vigencia de los certificados
Determinados procedimientos exigen certificados recientes, especialmente cuando se trata de antecedentes penales o documentos del Registro Civil.
Los plazos de validez pueden variar según el documento y el organismo destinatario. Solicitar un certificado demasiado pronto puede obligarte a obtener otro y, en su caso, traducirlo nuevamente.
Conviene coordinar la expedición del documento, su Apostilla o legalización y la traducción con la fecha prevista de presentación.
Error 5: encargar traducciones sin comprobar las posibles exenciones
No todos los documentos extranjeros necesitan traducción jurada.
Determinados certificados plurilingües expedidos conforme a convenios internacionales pueden utilizarse sin traducción. Además, el Reglamento (UE) 2016/1191 contempla formularios estándar multilingües que, en determinadas condiciones, permiten prescindir de ella.
Antes de encargar una traducción, comprueba si tu documento está comprendido en alguna exención y qué requisitos establece el organismo español que lo recibirá.
Error 6: creer que la traducción jurada homologa títulos o convierte notas
La traducción jurada reproduce fielmente el contenido de un documento, pero no homologa títulos, convalida estudios ni convierte calificaciones al sistema español.
La homologación, la equivalencia académica, la convalidación y la equivalencia de notas medias son procedimientos diferentes, que corresponden a las autoridades o instituciones competentes según el caso.
Es importante distinguir estos trámites para preparar correctamente la documentación.
Error 7: presentar un documento diferente del solicitado
En ocasiones, el problema no está en la traducción, sino en el documento elegido.
Por ejemplo, presentar un extracto cuando se exige una certificación literal, una versión provisional cuando se solicita la definitiva o un certificado extranjero de matrimonio cuando el procedimiento requiere una certificación del Registro Civil español.
Antes de solicitar o traducir cualquier documento, revisa los requisitos específicos del organismo destinatario.
Error 8: dejar la preparación para el último momento
Obtener certificados, realizar legalizaciones y preparar traducciones puede requerir tiempo.
Los plazos dependen del país, del organismo, del tipo de documento y del idioma de traducción.
Para evitar imprevistos, comprueba los requisitos con antelación, organiza los trámites y deja un margen suficiente antes de la fecha límite de presentación.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo comprobar antes de encargar una traducción jurada?
Comprueba que tienes el documento correcto, que está completo y legible, que cumple los requisitos de vigencia y que has realizado la Apostilla o legalización cuando corresponda.
También conviene confirmar con el organismo destinatario si realmente necesita traducción jurada.
He traducido un documento y después me han pedido apostillarlo. ¿Pierdo la traducción?
No necesariamente. Si el documento necesita Apostilla, puede ser necesario completar la traducción para incluirla.
Dependiendo del documento y de la traducción existente, no siempre será preciso repetir todo el trabajo.
¿Qué errores pueden generar gastos innecesarios?
Entre los más habituales se encuentran traducir un documento que finalmente no se necesita, utilizar un certificado que ya no cumple los requisitos de vigencia o encargar una traducción antes de completar las formalidades necesarias.
Comprobar previamente los requisitos puede ayudar a evitar estos gastos.
¿Cómo sé si mi documento está exento de traducción?
Depende del país de procedencia, del tipo de documento y del procedimiento.
Algunos certificados plurilingües y documentos acompañados de formularios estándar multilingües europeos pueden estar exentos de traducción en las condiciones previstas por la normativa aplicable.
Consulta los requisitos del organismo español destinatario antes de encargarla.
- Reglamento (UE) 2016/1191, sobre la circulación de determinados documentos públicos en la Unión Europea (EUR-Lex).
- Traducción e interpretación jurada: nombramiento de traductores jurados y carácter oficial de sus traducciones (Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación).
- Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961: Estados en los que se aplica (Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado).
Esta guía tiene carácter informativo. Los requisitos pueden variar según el país, el documento y el procedimiento. Consulta siempre las indicaciones de las autoridades competentes antes de presentar tu documentación.