Wenn Sie ausländische Dokumente in Spanien vorlegen, können manche Fehler zu Verzögerungen, Nachforderungen oder unnötigen Kosten führen. Übersetzen, bevor geprüft wurde, ob eine Apostille nötig ist, unvollständige Unterlagen einreichen, die Gültigkeit von Bescheinigungen nicht prüfen oder unnötige Übersetzungen in Auftrag geben – all das sollten Sie vermeiden. Wenn Sie diese acht häufigen Fehler kennen, können Sie Ihre Unterlagen besser vorbereiten.
Fehler 1: vor der Apostille übersetzen
Wenn ein ausländisches Dokument eine Haager Apostille und eine beeidigte Übersetzung benötigt, empfiehlt es sich in der Regel, es zuerst mit der Apostille versehen und danach übersetzen zu lassen.
So kann die Übersetzung gegebenenfalls auch die Apostille umfassen. Wird vorher übersetzt, muss die Übersetzung unter Umständen später ergänzt werden, wobei nicht immer die ganze Arbeit wiederholt werden muss.
Bevor Sie sie in Auftrag geben, prüfen Sie, ob Ihr Dokument eine Apostille benötigt oder davon befreit ist.
Fehler 2: die Apostille mit der Gültigkeit der Übersetzung verwechseln
Die Apostille und die beeidigte Übersetzung erfüllen unterschiedliche Funktionen.
Die Apostille bestätigt bestimmte formale Merkmale einer öffentlichen Urkunde und muss von einer zuständigen Behörde des Staates ausgestellt werden, aus dem die Urkunde stammt.
Übersetzungen beeidigter Übersetzer und Dolmetscher, die vom spanischen Außenministerium ernannt wurden, haben dagegen amtlichen Charakter und benötigen keine nachträgliche Legalisation durch dieses Ministerium, um in Spanien gültig zu sein.
Fehler 3: unvollständige oder unleserliche Scans senden
Abgeschnittene Fotos, verschwommene Stempel oder vergessene Rückseiten können die Anfertigung einer beeidigten Übersetzung erschweren.
Der Übersetzer muss den Inhalt des erhaltenen Dokuments getreu wiedergeben, einschließlich Vermerken, Stempeln und anderer relevanter Elemente.
Um Probleme zu vermeiden, senden Sie vollständige und gut lesbare Kopien, mit allen sichtbaren Rändern, guter Beleuchtung und der Rückseite, wenn sie Informationen enthält.
Fehler 4: die Gültigkeit von Bescheinigungen nicht prüfen
Bestimmte Verfahren verlangen aktuelle Bescheinigungen, insbesondere bei Führungszeugnissen oder Dokumenten aus dem Personenstandsregister.
Die Gültigkeitsfristen können je nach Dokument und empfangender Stelle variieren. Wenn Sie eine Bescheinigung zu früh beantragen, müssen Sie unter Umständen eine neue besorgen und diese gegebenenfalls erneut übersetzen lassen.
Es empfiehlt sich, die Ausstellung des Dokuments, seine Apostille oder Legalisation und die Übersetzung auf den geplanten Einreichungstermin abzustimmen.
Fehler 5: Übersetzungen beauftragen, ohne mögliche Befreiungen zu prüfen
Nicht alle ausländischen Dokumente benötigen eine beeidigte Übersetzung.
Bestimmte mehrsprachige Bescheinigungen, die nach internationalen Übereinkommen ausgestellt werden, können ohne Übersetzung verwendet werden. Außerdem sieht die Verordnung (EU) 2016/1191 mehrsprachige Standardformulare vor, mit denen unter bestimmten Voraussetzungen auf eine Übersetzung verzichtet werden kann.
Bevor Sie eine Übersetzung beauftragen, prüfen Sie, ob Ihr Dokument unter eine Befreiung fällt und welche Anforderungen die spanische Stelle stellt, die es erhalten wird.
Fehler 6: glauben, die beeidigte Übersetzung erkenne Abschlüsse an oder rechne Noten um
Die beeidigte Übersetzung gibt den Inhalt eines Dokuments getreu wieder, aber sie erkennt keine Abschlüsse an, rechnet keine Studienleistungen an und rechnet keine Noten in das spanische System um.
Die Anerkennung (Homologation), die akademische Gleichwertigkeit, die Anrechnung von Studienleistungen und die Umrechnung von Durchschnittsnoten sind unterschiedliche Verfahren, für die je nach Fall die zuständigen Behörden oder Einrichtungen verantwortlich sind.
Es ist wichtig, diese Verfahren zu unterscheiden, um die Unterlagen richtig vorzubereiten.
Fehler 7: ein anderes Dokument als das verlangte vorlegen
Manchmal liegt das Problem nicht in der Übersetzung, sondern im gewählten Dokument.
Zum Beispiel, wenn ein Auszug vorgelegt wird, obwohl eine vollständige (wörtliche) Abschrift verlangt wird, eine vorläufige Fassung statt der endgültigen oder eine ausländische Heiratsurkunde, obwohl das Verfahren eine Urkunde aus dem spanischen Personenstandsregister erfordert.
Bevor Sie ein Dokument beantragen oder übersetzen lassen, prüfen Sie die konkreten Anforderungen der empfangenden Stelle.
Fehler 8: die Vorbereitung auf den letzten Moment verschieben
Bescheinigungen zu beschaffen, Legalisationen durchzuführen und Übersetzungen anzufertigen, kann Zeit in Anspruch nehmen.
Die Fristen hängen vom Land, von der Stelle, von der Art des Dokuments und von der Zielsprache der Übersetzung ab.
Um Überraschungen zu vermeiden, prüfen Sie die Anforderungen frühzeitig, planen Sie die Schritte und lassen Sie bis zum Einreichungstermin genügend Spielraum.
Häufige Fragen
Was sollte ich prüfen, bevor ich eine beeidigte Übersetzung beauftrage?
Prüfen Sie, ob Sie das richtige Dokument haben, ob es vollständig und lesbar ist, ob es die Gültigkeitsanforderungen erfüllt und ob Sie gegebenenfalls die Apostille oder Legalisation eingeholt haben.
Außerdem empfiehlt es sich, bei der empfangenden Stelle nachzufragen, ob sie tatsächlich eine beeidigte Übersetzung benötigt.
Ich habe ein Dokument übersetzen lassen und soll es nun mit einer Apostille versehen lassen. Ist die Übersetzung verloren?
Nicht unbedingt. Wenn das Dokument eine Apostille benötigt, muss die Übersetzung unter Umständen ergänzt werden, um sie einzuschließen.
Je nach Dokument und vorhandener Übersetzung muss nicht immer die ganze Arbeit wiederholt werden.
Welche Fehler können unnötige Kosten verursachen?
Zu den häufigsten gehören die Übersetzung eines Dokuments, das am Ende nicht benötigt wird, die Verwendung einer Bescheinigung, die die Gültigkeitsanforderungen nicht mehr erfüllt, oder die Beauftragung einer Übersetzung, bevor die nötigen Formalitäten erledigt sind.
Wer die Anforderungen vorab prüft, kann diese Kosten leichter vermeiden.
Wie erfahre ich, ob mein Dokument von der Übersetzung befreit ist?
Das hängt vom Herkunftsland, von der Art des Dokuments und vom Verfahren ab.
Einige mehrsprachige Bescheinigungen und Dokumente, denen europäische mehrsprachige Standardformulare beigefügt sind, können unter den in den geltenden Vorschriften vorgesehenen Voraussetzungen von der Übersetzung befreit sein.
Informieren Sie sich über die Anforderungen der empfangenden spanischen Stelle, bevor Sie sie beauftragen.
- Verordnung (EU) 2016/1191 über den Verkehr bestimmter öffentlicher Urkunden in der Europäischen Union (EUR-Lex).
- Beeidigte Übersetzung und Verdolmetschung: Ernennung beeidigter Übersetzer und amtlicher Charakter ihrer Übersetzungen (spanisches Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten, Europäische Union und Zusammenarbeit; Seite auf Englisch).
- Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961: Staaten, in denen es gilt (Haager Konferenz für Internationales Privatrecht).
Dieser Leitfaden dient nur der Information. Die Anforderungen können je nach Land, Dokument und Verfahren variieren. Beachten Sie vor der Vorlage Ihrer Unterlagen stets die Hinweise der zuständigen Behörden.