Lorsque vous présentez des documents étrangers en Espagne, certaines erreurs peuvent entraîner des retards, des demandes de pièces complémentaires ou des frais inutiles. Traduire avant de vérifier si une apostille est nécessaire, envoyer des documents incomplets, ne pas vérifier la validité des certificats ou commander des traductions inutiles sont autant de situations à éviter. Connaître ces huit erreurs fréquentes peut vous aider à mieux préparer votre dossier.
Erreur 1 : traduire avant d’apostiller
Lorsqu’un document étranger nécessite une apostille de La Haye et une traduction assermentée, il est généralement préférable de le faire apostiller d’abord et de le faire traduire ensuite.
Ainsi, la traduction peut aussi inclure l’apostille le cas échéant. Si le document est traduit avant, il peut être nécessaire de compléter la traduction par la suite, même s’il ne faudra pas toujours refaire tout le travail.
Avant de la commander, vérifiez si votre document doit être apostillé ou s’il en est dispensé.
Erreur 2 : confondre l’apostille avec la validité de la traduction
L’apostille et la traduction assermentée remplissent des fonctions différentes.
L’apostille atteste certains éléments formels d’un document public et doit être délivrée par une autorité compétente de l’État dont il provient.
De leur côté, les traductions réalisées par des traducteurs-interprètes assermentés nommés par le ministère espagnol des Affaires étrangères ont un caractère officiel et n’ont pas besoin d’une légalisation ultérieure par ce ministère pour être valables en Espagne.
Erreur 3 : envoyer des scans incomplets ou illisibles
Les photos coupées, les tampons flous ou les versos oubliés peuvent compliquer la préparation d’une traduction assermentée.
Le traducteur doit restituer fidèlement le contenu du document qu’il reçoit, y compris les mentions, les tampons et les autres éléments pertinents.
Pour éviter tout problème, envoyez des copies complètes et lisibles, avec tous les bords visibles, un bon éclairage et le verso lorsqu’il contient des informations.
Erreur 4 : ne pas vérifier la validité des certificats
Certaines démarches exigent des certificats récents, en particulier lorsqu’il s’agit d’un extrait de casier judiciaire ou de documents d’état civil.
Les durées de validité peuvent varier selon le document et l’organisme destinataire. Demander un certificat trop tôt peut vous obliger à en obtenir un nouveau et, le cas échéant, à le faire traduire à nouveau.
Il est conseillé de coordonner la délivrance du document, son apostille ou sa légalisation et la traduction avec la date de dépôt prévue.
Erreur 5 : commander des traductions sans vérifier les éventuelles dispenses
Tous les documents étrangers n’ont pas besoin d’une traduction assermentée.
Certains certificats plurilingues délivrés en application de conventions internationales peuvent être utilisés sans traduction. En outre, le Règlement (UE) 2016/1191 prévoit des formulaires types multilingues qui, sous certaines conditions, permettent de s’en passer.
Avant de commander une traduction, vérifiez si votre document relève d’une dispense et quelles exigences fixe l’organisme espagnol qui le recevra.
Erreur 6 : croire que la traduction assermentée homologue les diplômes ou convertit les notes
La traduction assermentée reproduit fidèlement le contenu d’un document, mais elle n’homologue pas les diplômes, ne valide pas les études et ne convertit pas les notes au système espagnol.
L’homologation, l’équivalence académique, la validation d’études et l’équivalence des moyennes sont des procédures différentes, qui relèvent des autorités ou des établissements compétents selon le cas.
Il est important de bien distinguer ces démarches pour préparer correctement votre dossier.
Erreur 7 : présenter un document différent de celui demandé
Parfois, le problème ne vient pas de la traduction, mais du document choisi.
Par exemple, présenter un extrait lorsqu’une copie intégrale est exigée, une version provisoire lorsque la version définitive est demandée ou un acte de mariage étranger lorsque la procédure requiert un acte de l’état civil espagnol.
Avant de demander ou de faire traduire un document, vérifiez les exigences précises de l’organisme destinataire.
Erreur 8 : attendre le dernier moment
Obtenir des certificats, effectuer des légalisations et préparer des traductions peut prendre du temps.
Les délais dépendent du pays, de l’organisme, du type de document et de la langue de traduction.
Pour éviter les imprévus, vérifiez les exigences à l’avance, organisez vos démarches et prévoyez une marge suffisante avant la date limite de dépôt.
Questions fréquentes
Que dois-je vérifier avant de commander une traduction assermentée ?
Vérifiez que vous disposez du bon document, qu’il est complet et lisible, qu’il respecte les exigences de validité et que vous avez fait faire l’apostille ou la légalisation le cas échéant.
Il est également conseillé de confirmer auprès de l’organisme destinataire s’il a réellement besoin d’une traduction assermentée.
J’ai fait traduire un document et on m’a ensuite demandé de le faire apostiller. Ma traduction est-elle perdue ?
Pas forcément. Si le document doit être apostillé, il peut être nécessaire de compléter la traduction pour l’y inclure.
Selon le document et la traduction existante, il ne sera pas toujours nécessaire de refaire tout le travail.
Quelles erreurs peuvent entraîner des frais inutiles ?
Parmi les plus courantes figurent le fait de traduire un document qui ne s’avère finalement pas nécessaire, d’utiliser un certificat qui ne respecte plus les exigences de validité ou de commander une traduction avant d’avoir accompli les formalités nécessaires.
Vérifier les exigences au préalable peut aider à éviter ces frais.
Comment savoir si mon document est dispensé de traduction ?
Cela dépend du pays d’origine, du type de document et de la procédure.
Certains certificats plurilingues et documents accompagnés de formulaires types multilingues européens peuvent être dispensés de traduction dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
Consultez les exigences de l’organisme espagnol destinataire avant de la commander.
- Règlement (UE) 2016/1191 relatif à la circulation de certains documents publics dans l’Union européenne (EUR-Lex).
- Traduction et interprétation assermentées : nomination des traducteurs assermentés et caractère officiel de leurs traductions (ministère espagnol des Affaires étrangères, de l’Union européenne et de la Coopération).
- Convention de La Haye du 5 octobre 1961 : États où elle s’applique (Conférence de La Haye de droit international privé).
Ce guide est fourni à titre informatif. Les exigences peuvent varier selon le pays, le document et la procédure. Consultez toujours les indications des autorités compétentes avant de déposer votre dossier.