La Apostilla de La Haya es un trámite que permite acreditar la autenticidad formal de determinados documentos públicos para que puedan presentarse en otro Estado en el que resulte aplicable el Convenio de La Haya de 1961. Certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado la persona que firma el documento y, cuando corresponda, la identidad del sello o timbre. No certifica el contenido del documento. Debe ser expedida por una autoridad competente del Estado del que procede el documento público.
No todos los documentos extranjeros necesitan Apostilla. Existen convenios y normas que eliminan este requisito en determinados casos y, dentro de la Unión Europea, algunos documentos públicos están exentos de Apostilla en virtud del Reglamento (UE) 2016/1191.
Es el trámite que más dudas genera de todos los que acompañan a una traducción jurada. Vamos a dejarlo claro: qué certifica, cuándo hace falta, dónde se pide y en qué orden va con la traducción.
Qué certifica la Apostilla de La Haya
La Apostilla simplifica la circulación internacional de documentos públicos entre los Estados en los que resulta aplicable el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.
Su función es certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado el firmante del documento y, cuando corresponda, la identidad del sello o timbre que figura en él. La Apostilla no certifica que el contenido del documento sea correcto ni determina los efectos jurídicos que tendrá en el país de destino.
Cuando resulta aplicable, sustituye el procedimiento ordinario de legalización diplomática para acreditar la autenticidad formal del documento.
Cuándo necesitas apostillar un documento
Un documento público puede necesitar Apostilla cuando ha sido expedido en un Estado en el que resulta aplicable el Convenio de La Haya y debe presentarse en otro Estado en el que también resulte aplicable.
Entre los documentos que, dependiendo del país y del procedimiento, pueden necesitar Apostilla se encuentran los certificados de nacimiento, matrimonio o defunción, los certificados de antecedentes penales, los títulos y certificaciones académicas, los documentos notariales, determinados documentos judiciales y otros documentos públicos.
Pertenecer al Convenio de La Haya no significa que todos los documentos deban apostillarse siempre. Puede existir otra normativa internacional, europea o bilateral que suprima este requisito. Por eso, antes de solicitar una Apostilla conviene comprobar qué exige el organismo ante el que vas a presentar el documento.
Documentos exentos de Apostilla dentro de la Unión Europea
El Reglamento (UE) 2016/1191 facilita la circulación de determinados documentos públicos entre los Estados miembros de la Unión Europea. Los documentos incluidos en su ámbito de aplicación están exentos de legalización y Apostilla cuando se presentan en otro Estado miembro.
El Reglamento comprende determinados documentos relacionados, entre otras materias, con el nacimiento, la defunción, el nombre, el matrimonio, el divorcio, la separación judicial y la anulación del matrimonio, la filiación, la adopción, el domicilio o residencia, la nacionalidad y la ausencia de antecedentes penales.
Esto no significa que cualquier documento expedido en la Unión Europea esté exento de Apostilla. La exención debe estar contemplada en el Reglamento o derivar de otra norma o convenio aplicable.
Cómo y dónde solicitar la Apostilla
La Apostilla debe solicitarse ante una autoridad competente del Estado del que procede el documento público. Cada país determina qué autoridades pueden expedirla y cuál es el procedimiento para solicitarla. Dependiendo del Estado, puede tramitarse presencialmente, por medios electrónicos o mediante otros procedimientos establecidos por sus autoridades.
Apostillar documentos españoles. En España, la autoridad competente depende del tipo de documento que se quiera apostillar. Existen distintas autoridades competentes para documentos judiciales, administrativos y notariales. Por eso, antes de iniciar el trámite, es recomendable consultar la información del Ministerio de Justicia correspondiente al documento concreto. España dispone además de procedimientos electrónicos para determinados documentos y de un Registro Electrónico de Apostillas que permite comprobar la autenticidad e integridad de las Apostillas emitidas electrónicamente.
La Apostilla electrónica, también conocida como e-Apostille, es la versión electrónica de la Apostilla. En España, el Ministerio de Justicia dispone de servicios electrónicos relacionados con su solicitud y descarga, además de herramientas para consultar el Registro Electrónico de Apostillas, verificar la integridad del documento y validar la firma electrónica. El procedimiento disponible dependerá del tipo de documento que se quiera apostillar.
Vigencia de la Apostilla
La Apostilla no establece por sí misma un nuevo plazo de validez para el documento al que acompaña.
Es importante diferenciar la Apostilla de la vigencia del propio documento. El organismo destinatario puede exigir, por ejemplo, que un certificado haya sido expedido dentro de un determinado periodo anterior a su presentación. Por eso, antes de solicitar un certificado, apostillarlo y traducirlo, conviene comprobar si el procedimiento establece algún requisito sobre la fecha de expedición del documento.
Apostilla y traducción jurada: cuál es el orden
Cuando un documento necesita Apostilla y traducción jurada, el orden es importante. Si el documento original debe apostillarse o legalizarse para el trámite que vas a realizar, conviene completar primero ese procedimiento y encargar después la traducción del documento completo. De esta manera, la traducción jurada puede incluir también el contenido de la Apostilla o de las legalizaciones que acompañen al documento.
Documento → Apostilla o legalización, cuando corresponda → traducción del conjunto.
Si el documento está exento de Apostilla o legalización, puede prepararse la traducción conforme a los requisitos del procedimiento correspondiente. Lo vimos aplicado a un caso concreto en la guía del certificado de nacimiento, y tienes el servicio completo en nuestra página de Apostilla de La Haya.
Preguntas frecuentes
¿Puedo apostillar en España un documento extranjero?
La Apostilla correspondiente a un documento público extranjero debe obtenerse ante una autoridad competente del Estado del que procede el documento. El procedimiento concreto para solicitarla depende de cada país, por lo que conviene consultar las instrucciones de sus autoridades competentes.
¿Hay que legalizar una traducción jurada realizada en España?
Las traducciones realizadas por traductores-intérpretes jurados reconocidos por el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación son oficiales y plenamente válidas en España por sí mismas, sin necesidad de una legalización posterior por el Servicio de Legalizaciones del Ministerio. Si el documento original necesita Apostilla o legalización, conviene completar ese trámite antes de traducirlo para que la traducción pueda incluir también esos elementos.
¿Qué hago si mi país no está en el Convenio de La Haya?
Si el Convenio de la Apostilla no resulta aplicable y no existe otra norma o convenio que suprima la necesidad de legalización, el documento puede necesitar legalización por vía diplomática. El procedimiento depende del país de origen y del tipo de documento, por lo que debe comprobarse la cadena de legalización correspondiente antes de iniciar el trámite.
¿Todos los documentos de la Unión Europea están exentos de Apostilla?
No. El Reglamento (UE) 2016/1191 elimina la Apostilla para determinados documentos públicos comprendidos en su ámbito de aplicación cuando circulan entre Estados miembros. Para otros documentos habrá que comprobar si existe otra normativa o convenio que suprima la legalización o si es necesario realizar algún trámite de autenticación.
¿Existe la Apostilla electrónica?
Sí. Existen sistemas de Apostilla electrónica o e-Apostille. En España, el Ministerio de Justicia dispone de servicios relacionados con la Apostilla electrónica y permite consultar el Registro Electrónico de Apostillas y verificar electrónicamente determinados datos de las Apostillas emitidas.
Esta guía tiene carácter informativo. Los requisitos de Apostilla, legalización y presentación de documentos pueden variar según el país, el tipo de documento y el organismo destinatario.