L’apostille dell’Aia è una formalità che permette di attestare l’autenticità formale di determinati documenti pubblici perché possano essere presentati in un altro Stato in cui si applica la Convenzione dell’Aia del 1961. Certifica l’autenticità della firma, la qualifica in cui ha agito chi ha firmato e, quando pertinente, l’identità del sigillo o timbro. Non certifica il contenuto del documento. Deve essere rilasciata da un’autorità competente dello Stato da cui proviene il documento pubblico.
Non tutti i documenti esteri hanno bisogno dell’apostille. Esistono convenzioni e norme che eliminano questo requisito in determinati casi e, all’interno dell’Unione europea, alcuni documenti pubblici ne sono esenti in virtù del Regolamento (UE) 2016/1191.
Di tutto ciò che accompagna una traduzione giurata, è il passaggio che genera più dubbi. Facciamo chiarezza: cosa certifica, quando serve, dove si ottiene e in che ordine va con la traduzione.
Cosa certifica l’apostille dell’Aia
L’apostille semplifica la circolazione internazionale dei documenti pubblici tra gli Stati in cui si applica la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961.
La sua funzione è certificare l’autenticità della firma, la qualifica in cui ha agito il firmatario e, quando pertinente, l’identità del sigillo o timbro apposto. L’apostille non certifica che il contenuto sia corretto né determina gli effetti giuridici che il documento avrà nel Paese di destinazione.
Quando si applica, sostituisce la procedura ordinaria di legalizzazione diplomatica come mezzo per attestare l’autenticità formale del documento.
Quando devi apostillare un documento
Un documento pubblico può aver bisogno dell’apostille quando è stato rilasciato in uno Stato in cui si applica la Convenzione dell’Aia e deve essere presentato in un altro Stato in cui si applica altrettanto.
Tra i documenti che, a seconda del Paese e della procedura, possono richiedere l’apostille ci sono i certificati di nascita, matrimonio o morte, i certificati penali, i titoli e i certificati accademici, gli atti notarili, determinati atti giudiziari e altri documenti pubblici.
Aderire alla Convenzione dell’Aia non significa che tutti i documenti debbano sempre essere apostillati. Possono esistere altre norme internazionali, europee o bilaterali che eliminano questo requisito. Per questo, prima di richiedere un’apostille, conviene verificare cosa esige l’ente a cui presenterai il documento.
Documenti esenti da apostille all’interno dell’Unione europea
Il Regolamento (UE) 2016/1191 facilita la circolazione di determinati documenti pubblici tra gli Stati membri. I documenti rientranti nel suo ambito sono esenti da legalizzazione e apostille quando vengono presentati in un altro Stato membro.
Il Regolamento comprende, tra le altre materie, determinati documenti relativi a nascita, morte, nome, matrimonio, divorzio, separazione personale e annullamento del matrimonio, filiazione, adozione, domicilio o residenza, cittadinanza e assenza di precedenti penali. Per gli atti italiani di questo tipo, il passaggio in Prefettura non è quindi necessario.
Questo non significa che qualsiasi documento rilasciato nell’UE sia esente. L’esenzione deve essere prevista dal Regolamento o derivare da un’altra norma o convenzione applicabile.
Come e dove richiedere l’apostille
L’apostille va richiesta a un’autorità competente dello Stato da cui proviene il documento. Ogni Paese stabilisce quali autorità possono rilasciarla e con quale procedura. A seconda dello Stato, può ottenersi di persona, per via telematica o con altre procedure stabilite dalle sue autorità. In Italia si richiede alla Prefettura per gli atti amministrativi e di stato civile e alla Procura della Repubblica per quelli giudiziari e notarili.
Apostillare documenti spagnoli. In Spagna, l’autorità competente dipende dal tipo di documento. Esistono autorità diverse per i documenti giudiziari, amministrativi e notarili. Per questo, prima di avviare la pratica, è consigliabile consultare le informazioni del Ministero della Giustizia relative al documento specifico. La Spagna dispone inoltre di procedure telematiche per determinati documenti e di un Registro Elettronico delle Apostille che permette di verificare autenticità e integrità delle apostille emesse elettronicamente.
L’apostille elettronica, detta anche e-Apostille, è la versione elettronica dell’apostille. In Spagna, il Ministero della Giustizia offre servizi telematici per richiederla e scaricarla, oltre a strumenti per consultare il Registro Elettronico delle Apostille, verificare l’integrità del documento e convalidare la firma elettronica. La procedura disponibile dipende dal tipo di documento da apostillare.
Validità dell’apostille
L’apostille non stabilisce di per sé un nuovo termine di validità per il documento che accompagna.
È importante distinguere l’apostille dalla validità del documento stesso. L’ente destinatario può esigere, per esempio, che un certificato sia stato rilasciato entro un determinato periodo prima della presentazione. Per questo, prima di richiedere un certificato, apostillarlo e tradurlo, conviene verificare se la procedura stabilisce requisiti sulla data di rilascio.
Apostille e traduzione giurata: qual è l’ordine
Quando un documento richiede apostille e traduzione giurata, l’ordine è importante. Se l’originale va apostillato o legalizzato per la pratica che devi svolgere, conviene completare prima quel passaggio e ordinare poi la traduzione del documento completo. Così la traduzione giurata può includere anche il contenuto dell’apostille o delle legalizzazioni che accompagnano il documento.
Documento → apostille o legalizzazione, quando serve → traduzione dell’insieme.
Se il documento è esente da apostille o legalizzazione, la traduzione può essere preparata secondo i requisiti della procedura. Abbiamo visto un caso concreto nella guida al certificato di nascita.
Domande frequenti
Posso far apostillare in Spagna un documento straniero?
L’apostille di un documento pubblico straniero va ottenuta presso un’autorità competente dello Stato da cui proviene il documento. La procedura concreta dipende da ciascun Paese: consulta le istruzioni delle sue autorità competenti.
Bisogna legalizzare una traduzione giurata fatta in Spagna?
Le traduzioni realizzate da traduttori-interpreti giurati riconosciuti dal Ministero degli Affari Esteri, Unione Europea e Cooperazione sono ufficiali e pienamente valide in Spagna di per sé, senza una successiva legalizzazione da parte del Servizio Legalizzazioni del Ministero. Se l’originale richiede apostille o legalizzazione, completa quel passaggio prima di tradurre perché la traduzione possa includere anche quegli elementi.
Cosa faccio se il mio Paese non è nella Convenzione dell’Aia?
Se la Convenzione sull’apostille non si applica e non esiste un’altra norma o convenzione che elimini la necessità di legalizzazione, il documento può richiedere la legalizzazione per via diplomatica. La procedura dipende dal Paese d’origine e dal tipo di documento: verifica la catena di legalizzazione prima di iniziare.
Tutti i documenti dell’Unione europea sono esenti da apostille?
No. Il Regolamento (UE) 2016/1191 elimina l’apostille per determinati documenti pubblici nel suo ambito quando circolano tra Stati membri. Per gli altri occorre verificare se un’altra norma o convenzione elimina la legalizzazione o se serve qualche formalità di autenticazione.
Esiste l’apostille elettronica?
Sì. Esistono sistemi di apostille elettronica o e-Apostille. In Spagna, il Ministero della Giustizia offre servizi legati all’apostille elettronica e permette di consultare il Registro Elettronico delle Apostille e verificare elettronicamente determinati dati delle apostille emesse.
Questa guida ha carattere informativo. I requisiti di apostille, legalizzazione e presentazione dei documenti possono variare secondo il Paese, il tipo di documento e l’ente destinatario.